Auto-Archiv in Microsoft Outlook einrichten

Outlook Funktion "AutoArchivierung" automatisiert den Umgang mit alten Elementen wie e-Mails. Aber um die AutoArchivierung nutzen musst du wissen, wie man es richtig eingerichtet. Das erste, was zu wissen ist, dass es zwei Ebenen der AutoArchivierung: globale und lokale. Globale Einstellungen gelten für alle Outlook-Ordner, wenn Sie lokale Einstellungen für bestimmte Ordner konfigurieren, die die globale sind zu überschreiben. Beispielsweise sollten Sie nicht Archivieren von e-Mails von Ihren Freunden, so dass Sie lokale Einstellungen für AutoArchivierung verwenden konnte, um sicherzustellen, dass der Ordner mit Nachrichten archiviert bekommen nicht.

Anweisungen

1 Konfigurieren von Outlook globalen Einstellungen für AutoArchivierung. Klicken Sie auf "Extras", dann "Optionen". Dies öffnet das Dialogfeld "Optionen".

2 Wählen Sie "Andere" Registerkarte, klicken Sie auf das "AutoArchivierung". Dies öffnet das Dialogfeld "AutoArchivierung".

3 Legen Sie die "Run AutoArchivierung alle X Tage-Option. Die Standardeinstellung ist in die AutoArchivierung alle 14 Tage.

4 Entscheiden Sie, ob Sie möchten, dass Outlook um Erlaubnis fragen, bevor die AutoArchivierung ausgeführt wird. Wenn ja, legen Sie die Option "Eingabeaufforderung bevor AutoArchivierung ausgeführt wird".

5 Legen Sie die "Delete abgelaufene Elemente (nur E-mail-Ordner)" Option Outlook löschen alte Sitzung Mitteilungen und dergleichen obsolet erklären.

6 Wählen Sie "Archivieren oder löschen alte Elemente" Option.

7 Legen Sie die Option "Show-Archiv-Ordner in der Ordnerliste". Sie können die Einstellungen unter diese Option ändern, aber die Standardeinstellungen sollten in Ordnung sein.

8 Klicken Sie auf "Diese Einstellungen für alle Ordner jetzt anwenden", um die globalen Einstellungen in Kraft zu setzen.

9 Klicken Sie auf "Ok", bis Sie in das Outlook-Hauptfenster zurückkehren.

10 Bestimmen Sie, welche Ordner (falls vorhanden) benutzerdefinierte (lokale) AutoArchivierungs-Einstellungen benötigen. Diese sind in der Regel Ordner, die nicht archiviert werden müssen, oder Ordner, die Informationen enthalten, dass Sie schnellen Zugriff auf, unabhängig davon, wie alt die Informationen benötigen.

11 Konfigurieren Sie für die betroffenen Ordner Lokale Einstellungen für AutoArchivierung. Einem der betroffenen Ordner im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste. Ein Kontextmenü wird angezeigt.

12 Klicken Sie auf "Eigenschaften", um das Dialogfeld Eigenschaften für diesen Ordner öffnen.

13 Klicken Sie auf die Registerkarte "AutoArchivierung". Die angezeigte Seite enthält drei lokale Optionen für die AutoArchivierung.

14 Wählen Sie "Elemente in diesem Ordner nicht archivieren", wenn Sie nicht, berühren Sie den Inhalt dieses Ordners der AutoArchivierung möchten.

Wählen Sie "Elemente archivieren, die in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen", wenn Sie die globalen Einstellungen anwenden möchten. Sie können diese Option auswählen, wenn zuvor diesen Ordner Lokale Einstellungen verwendet und soll nicht mehr das geschehen.

Wählen Sie "Archiv dieser Ordner mit diesen Einstellungen", will man den Inhalt des Ordners werden archiviert, sondern verschiedene Archivierungsoptionen anwenden möchten. Die Optionen können, denen Sie wählen aus, sind identisch mit denen für globale Einstellungen zur Verfügung.

15 Klicken Sie auf "OK", um das Outlook-Hauptfenster zurückzukehren.

16 Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle Ordner, die lokalen AutoArchivierungs-Einstellungen haben sollte konfiguriert sind.

Tipps & Warnungen

• Die Verfahren in diesem Artikel zum Einrichten der AutoArchivierung gelten für Outlook 2003 und Outlook 2007.
• Outlook wird keine AutoArchivierung der Ordner "Kontakte". Sie wollen Ihre Kontakte immer verfügbar sein, so dass diese archivieren keinen Sinn macht.