Wie man eine alphabetisch sortierte Mailing-Liste in Microsoft Excel

February 21

Microsoft Excel 2010 bietet eine Vielzahl von Funktionen, wodurch es ideal für die Erstellung und Sortierung von Mailing-Listen. Erweiterte Sortierung und Filterung können Excel nur die Adressen angezeigt, die notwendig sind, oder schnell nach jedem Feld zu sortieren. Excel-Dateien können verwendet werden als Quellen für Seriendruckdokumente in anderen Programmen erstellt wo jeder Name und Adresse automatisch in ein einziges master-Dokument benutzerdefinierte Mail-Kampagnen erstellen eingefügt ist.

Anweisungen

1 Starten Sie Microsoft Excel 2010.

2 Geben Sie "First Name" in die oberste Zelle in der ersten Spalte (Zelle "A1") und drücken Sie "Tab" auf der Tastatur, um den Inhalt der Zelle speichern und verschieben in die oberste Zelle in der zweiten Spalte (Zelle "B1").

3 Geben Sie "Last Name" in die oberste Zelle in der zweiten Spalte, und drücken Sie die "Tab" Speichern Sie den Inhalt der Zelle und verschieben in die oberste Zelle in der dritten Spalte. Fahren Sie dieses Muster "Adresse 1", "Adresse 2", "City", "Staat" und "Zip." Bedarf fügen Sie weitere Felder hinzu, und fügen Sie ihre Titel in der obersten Zeile.

4 Rechtsklicken Sie auf den Buchstaben am oberen Rand der Spalte, die den Zip-Code enthält. Klicken Sie auf "Zellen formatieren" im Kontextmenü. Klicken Sie auf "Special" in der Spalte "Kategorie" und klicken Sie auf "PLZ" oder "Postleitzahl + 4" in "Type". Ändern Sie das Gebietsschema zu, wenn nötig, und drücken Sie "OK", um die Änderungen zu speichern.

5 Klicken Sie auf oder wechseln Sie zu der zweiten Zelle in der ersten Spalte (Zelle "A2") und geben Sie den Vornamen der ersten Person oder Firma auf der Mailingliste. Drücken Sie die "Tab" über die Spalten verschieben und füllen alle verfügbaren Informationen. Drücken Sie die "Tab" zweimal, um eine Zelle leer, falls nötig lassen.

6 Füllen Sie alle Adressen, und klicken Sie auf "Datei" und "Speichern unter" zum Benennen und speichern Sie die Datei.

7 Klicken Sie auf den Buchstaben "A" oberhalb der ersten Spalte und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus über den oberen Buchstaben jeder Spalte mit Daten um sie auszuwählen.

8 Klicken Sie auf "Daten" aus der Multifunktionsleiste oben auf dem Programm, und klicken Sie auf "Sortieren" aus der Gruppe "Sortieren & Filtern".

9 Klicken Sie auf den Pfeil in der "Sortieren nach" und ändern Sie die Auswahl um die Spalte zu reflektieren, die sortiert werden, z. B. "Nachname" oder "Postleitzahl".

10 Auf den Pfeil in der Gruppe "Order" und wählen Sie aus, ob Sie Sortieren in aufsteigender oder absteigender Modus. Klicken Sie auf "OK", um alle markierten Zellen als Gruppe zu sortieren.

Tipps & Warnungen

  • Verwenden Sie das Format "Postleitzahl", damit Postleitzahlen mit führenden Nullen in die Liste aufgenommen werden können. Einige nordöstlichen Staaten nutzen diese Zip-Codes, die abgeschnitten, wenn als allgemeine Zahl gespeichert. Beispielsweise die Postleitzahl für Bangor, Maine ist "04401" aber Excel speichert die Anzahl als "4401", wenn die Zelle formatiert ist, für eine Postleitzahl ein, wodurch eine ungültige Postleitzahl.
  • Geben Sie die Postleitzahl "Plus 4", wenn die "Postleitzahl + 4" Format für die Zellen. Geben Sie vier Nullen, wenn das Suffix vierstellige unbekannt ist.
  • Die gesamte Liste und alle Daten darin nicht ausgewählt (markiert), bevor Sie auf den Sortieroptionen klicken, kann die Mailing-Liste verschlüsselt werden beim Sortieren.

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