Wie Sie die Seriendruckfelder in Word 2007 einfügen

April 3

Wie Sie die Seriendruckfelder in Word 2007 einfügen

Microsoft Word-Seriendruck-Funktion soll die Erstellung von Dokumenten wie Serienbriefe zu erleichtern. Mit Seriendruck können Sie ein Word-Dokument mit einer Datenquelle wie einer Excel-Tabelle verknüpfen und dann verwenden "Seriendruckfelder" um Daten automatisch von diesem Arbeitsblatt und in mehrere Kopien des Dokuments einfügen. Dadurch können Sie schnell eine Reihe von Dokumenten mit ähnlichen, aber Variable Informationen, zum Beispiel, Kundennamen oder Beitrag Beträge erstellen.

Anweisungen

Verbinden Sie Ihr Word-Dokument mit einer Datenquelle

1 Wählen Sie die Registerkarte "Sendungen" und klicken Sie auf "Empfänger auswählen".

2 Klicken Sie auf "Wählen Sie aus Outlook-Kontakten", Ihre Informationen aus Ihrem Outlook-Adressbuch zu ziehen oder "Vorhandene Liste verwenden" eine separate Datenbank-Datei auswählen. Sie können auch "Neue Liste" um schnell erstellen und Speichern einer Datenbank über Word klicken. Benutzen Sie die Felder, die angezeigt wird, um Ihre Liste zu erstellen.

3 Klicken Sie "Empfänger-Liste bearbeiten", nachdem die Datenquelle verbunden ist, um Änderungen an den Daten vorzunehmen, die Word von der Quelle ziehen wird.

Einfügen von Seriendruckfeldern

4 Wählen Sie die Registerkarte "Sendungen" und auf "Übereinstimmende Felder."

5 Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben jeder Feldtyp zusammenführen, um einen Typ von Daten aus der Datenquelle auswählen. Wenn Sie eine Outlook-Kontaktliste verwenden, werden diese Datentypen wahrscheinlich bereits abgestimmt werden. Wenn Sie eine Excel-Tabelle oder einer anderen Datenbankdatei verwenden, müssen Sie jeden Feldtyp auf eine Spaltenüberschrift übereinstimmen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".

6 Klicken Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" auf der Registerkarte "Sendungen", und wählen Sie welches Feld Sie einfügen möchten. Denken Sie daran, dass jedes Feld eine bestimmte Spalte der Daten in der Datenquelle verknüpft ist. Das Feld "Nachname" beispielsweise werden verknüpft eine Spalte geleitet "Nachname." Das Feld wird an der Cursorposition angezeigt.

7 Klicken Sie auf "Fertig stellen und Zusammenführen" auf der Registerkarte "Sendungen", einzelne Dokumente innerhalb Ihrer Gruppe zu bearbeiten oder Drucken Sie die gesamte Gruppe. Das Dialogfeld "Drucken" können Sie wählen, ob Sie nur ein bestimmter Bereich von Einträgen in der Datenquelle, oder die gesamte Quelle entsprechen Kopien zu drucken.