Gewusst wie: Erstellen einer HR-Datenbank mithilfe von Microsoft Access

October 30

Microsoft Access ist Datenbank-Software, mit denen Privatpersonen und Unternehmen ebenso wie Haushalt Vermögenswerte für Personalwirtschaft (HR) Daten zu speichern. Zugang besteht aus Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros. Tabellen speichern Rohdaten, Abfragen werden verwendet, um Daten zu manipulieren, Formulare dienen zur Eingabe von Daten in Tabellen, Berichte stellen die Daten druckbare und vorzeigbar und Makros automatisieren die Datenbankaufgaben.

Anweisungen

1 Öffnen Sie Microsoft Access 2007 und erstellen Sie eine neue Datenbank mit dem Titel "HR-Datenbank."

2 Wechseln Sie zur Ansicht "Design" der Tabelle in der Datenbank. In der Zwischenzeit wird Access die Tabelle speichern. Speichern Sie die Tabelle als "Mitarbeiterdaten."

3 Geben Sie für Felder wie FName (Vorname), LName (Nachname) und Adresse in die Mitarbeiterdaten Felder der Quelltabelle. Geben Sie für jedes Feld den Typ der Daten (Datentyp), die in diesem Feld werden. Beispielsweise werden die Felder FName und LName "Text" sein, während das PLZ-Feld "Nummer" werden Verwenden Sie das Dropdown-Listenfeld den Feldtyp auswählen.

4 Klicken Sie auf das "X" in der rechtsextremen Ecke der Tabelle die Tabelle "Mitarbeiter" zu schließen.

5 Erstellen Sie eine Tabelle mit dem Titel "Aufgaben" in der gleichen Weise wie die Tabelle "Mitarbeiter". Beschriften Sie die Felder "JobTitle", "Abteilung" und "JobResponsibilities." Für das Feld "JobResponsibilities" label "Datentyp" als "Memo"; Dadurch wird das Feld, um weitere Daten enthalten.

6 Gehen Sie zu "," Weitere Formulare"erstellen" "Formular Assistenten." Gehen Sie durch die Schritte des Assistenten zum Erstellen eines Formulars auf der Grundlage der Tabelle "Mitarbeiter". Wählen Sie "Einspaltig" für das Layout des Formulars. Weiter auf "Weiter" klicken, bis das Ende des Assistenten klicken Sie auf "Finish." Nach Abschluss des Assistenten wird das Formular geöffnet.

7 Erstellen Sie ein Formular basierend auf der Tabelle "Stellenbeschreibungen" in der gleichen Weise verwendet, um das "Mitarbeiterdaten" Formular erstellen.

8 Gehen Sie auf "Erstellen,"Query-Assistent""Einfache Abfrage-Assistent."" Wählen Sie "Detail"-Abfrage. Fahren Sie durch den Assistenten.

9 Die Abfrage die Tabelle "Stellenbeschreibungen" hinzufügen. Klicken Sie auf "Tabelle anzeigen", und doppelklicken Sie auf "Job-Beschreibungen." Klicken Sie auf "Schließen."

10 Ziehen Sie das Feld "ID" aus der Tabelle "Mitarbeiter" in die "Stellenbeschreibungen"-Tabelle. Eine Linie wird zwischen den beiden Tabellen angezeigt.

11 Halten Sie die STRG-Taste und wählen Sie die Felder "JobTitle", "Abteilung" und "JobResponsibilities". Ziehen Sie diese in den Abfragebereich. Speichern Sie die Abfrage als "Employee Datenabfrage."

12 Gehen Sie auf "Erstellen", "Bericht-Assistenten" und gehen Sie durch den Assistenten. Ändern Sie "Layout" des Berichts in "Blocksatz", die alle Felder auf eine Seite passen sicherstellt.

13 Klicken Sie auf "Fertig stellen", um den Bericht anzuzeigen.

Tipps & Warnungen

  • Ordnen Sie das Layout der Datenbank, bevor es gebaut wird; die Informationen, die in der Datenbank werden zu bestimmen. Richtigen Datenbankplanung spart Zeit durch den Buildprozess, und wenn es implementiert ist.
  • Sensibler Daten wie Sozialversicherungsnummern muss gesichert werden.

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