Verwalten von Dateisystemen
Ein Ablagesystem ist eine Weise des Organisierens Ihrer geschäftlichen Dokumente. Im Idealfall ein Ablagesystem ermöglicht schnelle und effiziente Wiederherstellung Ihrer Dokumente, aber wenn Sie das System nicht ordnungsgemäß verwalten könnte es ein verwirrend durcheinander. Erlernen Sie die Grundlagen der Verwaltung von einem Dateisystem in Ihrem Büro für Effizienz. Halten Sie im Verstand die Worte des professionellen Veranstalter Sally Allen, wie Sie diese Aufgabe übernehmen: "Halten Sie das Papier bis zum endgültigen Bestimmungsort fließen."
Anweisungen
1 Beschriften Sie alle Elemente der Ihr Ablagesystem. Dazu gehören Dateiordnern, Schränke und Boxen. Selbst wenn Ihr Ablagesystem Computer Speicher enthält, sollten alle Datei-Ordner und Unterordner passend zum schnellen Nachschlagen bezeichnet.
2 Richten Sie einen klaren Prozess für die Weiterleitung Ihrer Dokumente an ihre korrekte Ablage stellen. Beispielsweise ist der erste Schritt, um Post zu sortieren, wie es in Ihrem Unternehmen (Trödel gegen wichtig), die nächste kommt Schritt besteht darin, die Dateien auf Ihrem desktop Posteingang hinzufügen und dann in den Ausgang einmal Sie bestimmen, wo das Dokument gehört. Sie können dann leiten die Schreibarbeit an einen Aktenschrank und gegebener Zeit route alte Dateien zu einer großen Ablage-Box für die Speicherung im Hinterzimmer.
3 Organisieren von Dateien nach Kategorie und Thema zuerst (in der Reihenfolge nach Priorität), dann in alphabetischer Reihenfolge für schnellen Zugriff und effiziente Verwaltung. Beispielsweise könnte Sie haben eine allgemeine Kategorie von Rechnungen, Belege für Lieferungen und Bestellungen--- dann organisieren jede Datei-Ordner innerhalb der einzelnen Kategorien von den benannten Unternehmen oder Einzelperson auf den beiliegenden Dokumenten.
4 Senden Sie, alle nicht benötigte Papiere zu einem Haufen Fetzen oder Kasten und entsorgen Sie die Dokumente mit einem Shredder mindestens einmal pro Woche. Es ist schwierig, Ihr Ablagesystem ordnungsgemäß zu verwalten, wenn Sie übermäßige Müll und Abfall in Ihrem Büro haben.
5 Erstellen eines schriftlichen Strukturdiagramms, das Zweige an die ultimative Ziele Ihrer Dokumente in Ihre endgültige Datei-Management-System helfen Mitarbeiter lernen und beobachten Sie den Anmeldeprozess enthält.