Was sind die Vorteile von Scannen von Dokumenten?

October 13

Dokumenten-Imaging ist ein Prozess, wo digitale Bilder von physischen Dokumenten erstellt und an einen Computer mit einem Scanner gespeichert. Ein Scanner ist ein Gerät, das ähnlich wie ein Kopierer, der optisch ein Bild, z. B. ein Foto oder handschriftliche Dokument, können scannt Sie eine digitale Kopie zu erstellen. Dokument scannen kann zahlreiche potenzielle Vorteile gegenüber herkömmlichen Papier Dokument Speicher haben.

Platzbedarf

Scannen von Dokumenten der Vorteil ist, dass es große Mengen an Informationen in einem kleinen Gebiet gespeichert werden kann. Physisch ablegen und Abrufen von Papierdokumenten nimmt viel Zeit und Mühe und erfordert Aktenschränke, die gesamte Zimmer gewidmet Speicher aufnehmen kann. Eine einzelner Computer-Festplatte kann das Äquivalent von Hunderten von Aktenschränke im Wert von physischen Dokumenten als digitale Bilder speichern.

Kommunikation

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Scannen von Dokumenten ist, dass sie Informationen an andere Personen gesendet werden, schnell und einfach ermöglicht. Ein gescanntes Dokument kann gesendet werden an andere auf der ganzen Welt fast augenblicklich als e-Mail-Anhang, während physische Dokumente können Tage oder Wochen durch standard-Mail und Paket Systeme versenden und können sehr teuer werden.

Datenzugriff

Suche nach bestimmten Dokumenten in große Aktenschränke ist umständlich, und Zeit verschwendet werden kann, suchen nach Dokumenten, die entfernt wurden, und nie abgelegt wurden, oder die Dokumentbearbeitung wurde haben. Dokumenten-scanning ermöglicht digitale Datenbanken Dokumente die gesucht werden können schnell anhand von Kriterien wie Schlüsselwörter oder Dokumenten-Titel. Dies kann deutlich erhöhen die Effizienz für den Zugriff auf Daten und Dirigieren Forschung und kann mehrere Benutzer Zugriff auf die gleichen Informationen zur selben Zeit zulassen.

Sicherungen

Scannen ermöglicht Benutzern das Erstellen von Sicherungskopien von Dokumenten um Datenverlust zu vermeiden. Physische Kopien von Dokumenten zu erstellen erfordert Zeit, Tinte oder Toner und Papier, aber die Erstellung von Kopien von digitalen Informationen ist so einfach wie eine externe Festplatte an einen Computer anschließen und einfach die Dateien ziehen Sie in das Fenster der neuen Festplatte kopieren möchten. Auch kompakte Lagerung Geräte wie flash-Laufwerke haben das Potenzial, die Millionen von Wörtern in gescannte Dokumente zu halten und können Benutzern transportieren von Dokumenten in eine portable und benutzerfreundlicher Form.

Bearbeiten von Dokumenten