Wie einen professionellen E-Mail verfassen

E-Mail bietet Ihnen eine schnelle und bequeme Methode der Kommunikation, schreiben wir oft im umgangssprachlichen Stil. Obwohl Gespräche zwischen Freunden sicherlich einen beiläufigen Ton annehmen können, muss professioneller e-Mail formal sein. Bei der Kommunikation mit potentiellen Kunden, Arbeitgeber oder Kunden kann Ihre e-Mail als die alleinige Vertretung von sich selbst oder Ihr Unternehmen dienen. Um einen positiven Eindruck zu gewährleisten, sollten Sie einige einfachen Richtlinien beachten.

Anweisungen

1 Die e-Mail-Adresse direkt an die Person. Vermeiden Sie die Eingabe einer langen Reihe von e-Mail-Adressen auf der "To" oder "CC" Linie, die den Eindruck von einer unpersönlichen, Massen-e-Mail. Benötigen Sie dritte auf dem Laufenden zu halten, geben Sie die e-Mail-Adressen in das "BCC"-Link, der die Adressen verbirgt.

2 Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Beschreibung in der Zeile "Betreff". Lassen es leer oder Hinzufügen von Textdateien ist unprofessionell. Diese Beschreibung sollte dem Leser eine kurze Zusammenfassung der Email geben. Als Beispiel bietet "Meeting für 15:00 bestätigt" dem Empfänger eine Vielzahl von Informationen in einer kurzen Beschreibung. Sie können näher auf die Details im Textkörper der e-Mail.

3 Fügen Sie eine formelle Anrede wie "Sehr geehrter Herr Smith." Verhindern Sie, dass allzu vertraut, wie die e-Mail mit "Hey Bob" starten

4 Identifizieren Sie sich, wenn der Empfänger nicht sofort Sie durch Ihre Namen und Ihre e-Mail-Adresse erkennen. Machen Sie nicht die Empfänger Scroll herunter, um Ihre Unterschrift zu lesen, bevor Sie fortfahren, die e-Mail. Schreiben Sie beispielsweise "dieser ist John Smith von the Widget Company, Inc. Sie kontaktiert uns über unser online-Feedback-Tool über Modell #1234..."

5 Verwenden Sie korrekte Zeichensetzung, Grammatik, Groß-/Kleinschreibung und Rechtschreibung. Platzieren Sie die Abstände zwischen den Absätzen für Lesbarkeit. Vermeiden Sie die Verwendung von alle Caps, umgangssprachliche Abkürzungen wie "Lol" oder "imho", und übermäßig lange Absätze. Die Daten so präzise wie möglich zu halten.

6 Einfügen einer Signatur, mit entsprechenden Kontaktinformationen und Wirtschaftsverband. Sie können die e-Mail mit am Ende:

John Smith, CEO

Widget Company, Inc.

123-Widget-Lane

Jede Stadt, NY 10001

(555) 555-5555 (Office)

(555) 555-6666 (mobil)

7 Korrigieren Sie die e-Mail vor dem senden. Stellen Sie sicher, es gibt keine Rechtschreibfehler, Grammatikfehler oder falsche Informationen.

Tipps & Warnungen

• Wenn diese e-Mail als Antwort auf die e-Mail eines Kunden ist, reagieren Sie umgehend. Es ist unprofessionell, jemand eine Woche bevor Sie erhalten eine Antwort warten zu machen.