Wie man effektiv eine Protokolldatei-Telefonanlage

Protokoll-Telefonanlagen können Profis wie Buchhalter, Rechtsanwälte und Krankenschwestern, genaue Aufzeichnungen über wichtige Telefongespräche haben. Eine Gesprächsnotiz können Sie verfolgen Elemente wie die Start und Endzeit für einen bestimmten Anruf auch, das Material diskutiert, den Ton aller Beteiligten auf den Aufruf, die Notwendigkeit für Client-Follow-up und das Datum des Anrufs. Wenn Sie Ihr Telefon-Protokoll-System mit Bedacht verwenden, können Sie Kosten sparen und Ihre Zeit besser zu verwalten.

Anweisungen

1 Melden Sie alle Anrufe tätigen und zu empfangen. Wenn Sie mit einem Kunden am Telefon sprechen, schreiben Sie die Kontaktnummern für diese Person sowie seine oder ihre e-Mail-Adresse.

2 Erstellen Sie persönliche Ordner für mehr private Aufzeichnungen. Außerdem behalten Sie mehr öffentliche Ordner bei, so dass Büropersonal Informationen zugreifen können, die sie benötigen. Konfigurieren Sie mit Ihrem Protokollsystem Warnungen, damit Sie wissen, wenn Vorgänge abgeschlossen werden müssen.

3 Erstellen Sie ein Telefon-Protokoll für Ihre Sekretärin. Kommunizieren Sie mit Ihrer Sekretärin, dass sie alle Clients schnell zurückrufen muss nachdem sie eine Nachricht hinterlassen. Ermöglicht es ihr auf der online e-Mails zugreifen, alle Kunden mit denen sie Kontakt in regelmäßigen Abständen auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden hat.