Wie Sie Microsoft Word verwenden, um E-Mail zu senden

Sie können Microsoft Word verwenden, um personalisierte e-Mails an eine Masse Empfängerliste. Über die Seriendruckfunktion in Word können Sie eine Masse-Email persönlich adressiert an jede Person senden. Mit Seriendruck ist jede Person nur Empfänger dieser e-Mail. Es kann viel Zeit sparen, wenn Sie regelmäßig personalisierte Massen e-Mails an Personen, in der Adressliste senden. Um den Seriendruck für e-Mail nutzen zu können, müssen Sie MAPI-fähigen (Messaging Application Program Interface) e-Mail-Client wie Microsoft Outlook, verfügen, die mit Microsoft Word verbinden wird.

Anweisungen

1 Öffnen Sie Microsoft Word. Klicken Sie auf die Registerkarte "Sendungen". In der Gruppe "Seriendruck starten", "Seriendruck starten." Klicken Sie auf "E-Mail-Nachrichten."

2 Verknüpfen Sie den Seriendruck mit der Adressliste. Klicken Sie zunächst auf der Registerkarte "Sendungen". Klicken Sie in der "Seriendruck starten," "Empfänger auswählen". Wenn Sie Ihre Outlook-Adressliste verwenden möchten, klicken Sie auf "Aus Outlook-Kontakten wählen". Andernfalls klicken Sie auf "Vorhandene Liste verwenden", eine Verbindung mit einer Excel-Adressliste, die HTML-Datei, die elektronische Adresse Buch oder Text-Datei.

3 Wählen Sie die gewünschte e-Mail-Empfänger. Wenn Sie nicht möchten, dass alle Kontakte per e-Mail, die Sie in Ihrer Adressenliste zu haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Sendungen" und wählen Sie "Empfängerliste bearbeiten". Sie können Einzelpersonen auswählen, die Sie einschließen, oder klicken Sie auf "Filter", um Ihre Adressliste von bestimmten Kategorien, wie z. B. Firmenname oder Stadt filtern möchten.

4 Erstellen Sie den Text der e-Mail, die Sie senden möchten. Geben Sie den Inhalt, den Sie während der Gruppe von Empfängern konstant bleiben möchten.

5 Richten Sie die Platzhalter, auch als Seriendruckfelder bezeichnet. Das sind die Teile, die für jeden Empfänger zu ändern und die Nachricht personalisieren. Eine beliebige Spaltenüberschrift, die Sie in Ihrer Adressenliste kann als Feld in die e-Mail eingefügt werden. Klicken Sie auf der Registerkarte "Sendungen" "Übereinstimmende Felder" in der Gruppe "Schreiben & Felder einfügen". Das Dialogfeld "Felder" wird angezeigt, in denen können Sie sicherstellen, dass Word Felder auf die richtigen Daten übereinstimmen kann. Klicken Sie auf den Dropdown-Menüs auf der rechten Seite Spaltenüberschriften aus der Adressliste auswählen, die Sie als Felder in der Email verwenden möchten. Wählen Sie nur diejenigen, die Sie verwenden möchten.

6 Klicken Sie in das Dokument, wo Sie ein Seriendruckfeld, z. B. einen Adressblock eingeben Grußkarten Linie oder Einzelfeld möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte "Sendungen". Alle Befehle, die Sie brauchen, sind in der Gruppe "Schreiben & Felder einfügen".

7 Fügen Sie eine Grußzeile, durch Anklicken des Buttons "Grußzeile". Geben Sie das für die Grußzeile auf das gewünschte Format an. Klicken Sie auf "OK". Klicken Sie ein einzelnes Feld, z. B. der Vorname der Person, "Seriendruckfeld einfügen". Wählen Sie das Feld, das und klicken Sie auf "Einfügen".

8 Vorschau der Zusammenführung, wenn Sie die Meldung abgeschlossen haben. Klicken Sie "Vorschau" in der Gruppe "Vorschau Ergebnisse" auf der Registerkarte "Sendungen".

9 Senden Sie e-Mail-Nachrichten, wenn Sie den Seriendruck abschließen möchten. Klicken Sie auf "Fertig stellen und Zusammenführen" auf die Registerkarte "Sendungen" und wählen Sie "senden E-Mail-Nachrichten." Wählen Sie im Feld "An" die Spaltenüberschrift für e-Mail-Adresse, die Sie für Ihre Adressliste verwenden. Geben Sie einen Betreff für die Nachricht. Wählen Sie "HTML" im Feld "E-Mail-Format", um eine formatierte Version der Nachricht im Text der e-Mail zu senden.