Einen Posteingang verwalten

September 13

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, füllt Ihren e-Mail-Posteingang sich schnell mit allen Arten von Nachrichten. Die meisten e-Mail-Clients wie Outlook Express können Sie erstellen, Ordner und Nachrichtenregeln zu sortieren und eingehende e-Mail-Nachrichten verwalten, so dass Sie nicht überfordert sind.

Anweisungen

1 Kategorisieren Sie die e-Mails, die Sie normalerweise erhalten. Sie können die Kategorien von Absendern--"der Chef," Basis "Vertrieb" und "IT"-- oder was auch immer andere Kategorisierungen Sinn machen. Stellen Sie eine eigene Kategorie für persönliche e-Mail-Nachrichten.

2 Erstellen Sie Ordner, die auf der Grundlage Ihrer Kategorien. Zum Erstellen eines Ordners in den meisten e-Mail-Clients finden Sie im Navigationsmenü und klicken Sie auf Datei > Neu > Ordner. Auf der linken Seite Ihres e-Mail-Client-Interface sehen Sie den neuen Ordner aufgelistet. In der Regel sind sie alphabetisch sortiert. In einigen Fällen, die möglicherweise Sie Unterordner auch in Erwägung zu ziehen möchten, kann z. B. der "Firma" Ordner enthalten Unterordner für "Chef" und "Mitarbeiter."

3 Erstellen Sie Nachrichtenregeln. Die Regeln sind was die e-Mails kommen im verwalten, und diese logisch erstellt werden müssen. Starten Sie am einfachsten, eine e-Mail-Nachricht für eine bestimmte Kategorie, wie Ihr Chef letzte Email zu finden. Markieren Sie die Nachricht und klicken der rechten Maustaste, und klicken Sie auf "Regel aus Nachricht erstellen". Eine Regelassistent hilft Ihnen festzustellen, was mit den Nachrichten basierend auf deren von Adresse, Betreffzeile, etc. zu tun. Beim Erstellen einer Regel für e-Mails von Personen, empfiehlt es sich, die "von"-Adresse zu verwenden.

4 Entscheiden Sie, was Sie wollen, mit der Meldung zu tun. Sobald Sie ausgewählt haben entscheiden die Kriterien für die Sortierung der Nachricht, möchten Sie die Nachricht in einen anderen Ordner verschieben, kopieren Sie sie in einen anderen Ordner oder löschen es ganz. Dann wählen Sie den Ordner zu verschieben oder kopieren die Nachricht an. Nach dem Speichern der Regel haben Sie die Möglichkeit, führen Sie es für Ihren e-Mail-Posteingang, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert.

5 Wiederholen Sie den Vorgang für jede e-Mail, die Sie auf diese Weise verwalten möchten. Die meisten Ihrer Emails kommen immer noch in Ihren Posteingang, aber Ihre wichtigsten können in andere Ordner umgeleitet werden. Wenn Sie die e-Mails verschieben reagieren sie aus dem Posteingang in andere geeignete Ordner wie "follow-up," sauber "wichtig" oder "abgeschlossen", Ihren Posteingang zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre wichtigen Ordner regelmäßig zu überprüfen; der Ordner wird fett, wenn neue Nachrichten hereinkommen.

Tipps & Warnungen

  • Lassen Sie sich Zeit für andere Aufgaben zwischen e-Mail-Überprüfung verwenden. Es sei denn, Sie etwas sehr wichtiges erwarten, beschränken Sie Ihre e-Mail Check gegen alle 30 oder 60 Minuten. Dies ermöglicht Ihnen andere wichtige Arbeiten ohne Unterbrechungen e-Mail ausführen.
  • Sobald Sie Nachrichtenregeln konfiguriert, vergessen Sie nicht, diesen anderen Ordnern zu überprüfen, wenn neue Nachrichten hereinkommen. Dieses System soll helfen Ihnen, Ihre e-Mail-Kommunikation zu priorisieren, nicht außer acht lassen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Regeln nicht zu Konflikten. Wenn Sie zwei Regeln, die in Konflikt stehen erstellen, kann das e-Mail-Programm Störungen auslösen. Die Regeln werden in der Reihenfolge verarbeitet, in denen sie erstellt werden.