Wie funktioniert die Seriendruck?

March 18

Wie funktioniert die Seriendruck?

Übersicht

Wie funktioniert die Seriendruck?

Die Datenquelldatei

Wie funktioniert die Seriendruck?

Die Datendatei für den Seriendruck in die gleiche Software verwendet, um geben Sie den Serienbrief erstellt werden kann, oder es aus anderen Programmen kommen. Kalkulationstabellen, Adressbücher und Datenbanken werden häufig verwendet, um die Daten für einen Seriendruck. Die Datendatei muss mit Feldern, die durch Tabellenzellen, Kommata, Tabstopps oder andere eindeutigen Zeichen getrennt durch Trennzeichen getrennte Daten enthalten. Ein Wagenrücklauf signalisiert die Enden eines Datensatzes. Enthält das Textverarbeitungsprogramm einen Seriendruck "Assistenten", der Sie durch den Merge-Vorgang führt, die Formatierung der Daten erfolgt während des Setup, und Sie müssen nicht von hand tun.

Datenformat

Wie funktioniert die Seriendruck?

Daten für den Seriendruck werden formatiert, so dass die Felder voneinander zu unterscheiden sind, und jeder Datensatz in den Daten die gleiche Anzahl von Feldern hat, auch wenn einige Felder leer sind. Daten für einen Seriendruck bestehend aus Namen und Adressen für ein Serienbrief aussieht: Jane Doe, 123 First Street, New York, NY, 10019, Frau Doe [RETURN]. Die Informationen zwischen den Kommas sind die Felder und die Zeichenfolge der Felder, bevor die Rückkehr eines Datensatzes ist. Die Datenfelder werden auch "genannt." So dass die Zeichenfolge "Jane Doe" unterscheidet sich von "123 First Street." Dies geschieht mit einer Kopf Rekord mit in die Feldnamen in der ersten Zeile der Datendatei: Name, Adresse, Stadt, State, Zip und Anrede.

Datenfelder im Seriendruckdokument

Wie funktioniert die Seriendruck?

An der Spitze des Serienbriefs ein spezielles Kommando-Code eingegeben wird, um dem Computer den Namen sagen und Speicherort der Datei mit den Daten mit den Buchstaben oder die Textverarbeitungs-Software zusammengeführt werden fordert den Speicherort der Datei während der Seriendruck-Einrichtung. Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, hat jedes Feld in der Datendatei einen Namen. Damit die Computer wissen, wie man die Daten in den Serienbrief zu platzieren werden Feld "Namensschilder" an der Position in den Brief eingefügt wo die importierten Daten angezeigt werden sollen. Die Tags werden in spezielle Klammern, um sie aus dem Text des Briefes zu unterscheiden.

Ausführen des Seriendrucks

Wie funktioniert die Seriendruck?

Der Seriendruck-Befehl befindet sich im Menü das Textverarbeitungsprogramm. Wenn der Befehl aktiviert ist, der Computer prüft den Namen der Datenquelldatei am oberen Rand der Serienbrief, sucht es, liest die Zeichenfolge der Feldnamen aus der ersten Zeile und startet dann ersetzen in den Daten aus dem ersten Datensatz für jedes der Felder Namen in den Serienbrief. Wenn der Computer das Ende eines Datensatzes trifft, es beginnt einen neuen Serienbrief und verwendet die Daten aus dem nächsten Datensatz in der Quelldatei, um es zu füllen. Wenn das Ende der Quelldatei erreicht ist, erscheint stoppt die Seriendruck und eine Datei mit der Serienbriefe auf dem Bildschirm darauf warten, gerettet werden. Jeder Buchstabe ist unabhängig von der nächsten durch einen schwer Seitenumbruch. Sie können auch direkt an einen Drucker zusammenführen, aber wenn Sie zusammenführen auf dem Bildschirm umgehen, um die Ergebnisse zu überprüfen, Sie können am Ende die Buchstaben Nachdrucken, wenn es ein Fehler in Ihren Daten.