Massen-Tutorial

E-Mail an Masse kann ist häufig heute und ein leistungsfähiges Werkzeug. Mass-Mailing kann zum Senden von Mitteilungen, Newsletter, Einladungen usw. nützlich sein. Microsoft Word hat ein Tool namens Seriendruck, die Masse Semi personalisierte e-Mails generieren kann. Sie erstellen eine allgemeine Vorlage, aber bestimmte Kontaktinformationen-Felder wie die Person oder Firma anpassen. Wenn Sie e-Mails senden möchten, wird Microsoft Word hinzufügen, dass für das Senden von e-Mails in Ihre Outlook Postausgang.

Anweisungen

Starten Sie ein Seriendruck-Dokument

1 Öffnen Sie Microsoft Word.

2 Klicken Sie "Mailings" unter den Hauptregisterkarten.

3 Klicken Sie auf "Seriendruck starten" aus der Toolbox. Klicken Sie auf "E-Mail-Nachrichten" aus dem Drop-down-Box.

Empfänger wählen

4 Klicken Sie auf "Empfänger auswählen" aus der Toolbox.

5 Wählen Sie entweder "neue Liste" "Vorhandene Liste verwenden" oder "Wählen Sie aus Outlook-Kontakten" aus dem Drop-down-Box. Dies hängt von Ihren Wünschen und wo Sie Ihrer Kontaktliste gespeichert haben. "Neue Liste" sollte verwendet werden, wenn Sie keinen noch eine Liste oder die Liste ist nicht computerisiert (d.h. die Liste ist noch auf dem Papier). Wählen Sie diese Option und geben Sie alle benötigten Felder für jeden Kontakt. Wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden", wenn Sie eine Liste in einem Dokument Text oder Tabelle eingerichtet haben. Wählen Sie die Option "Aus Outlook-Kontakten wählen", haben Sie bereits alle Ihre Empfänger als Kontakte in Outlook hinzugefügt.

6 Bearbeiten der Empfängerliste. Die Toolbox "Empfängerliste bearbeiten" anklicken. Sie können den Empfänger entfernen, indem Sie auf das Kontrollkästchen.

Erstellen Sie die E-Mail

7 Schreiben Sie Ihre e-Mail-Nachricht. Schreiben Sie den Text Ihrer Nachricht in Word, wie jedes Dokument/e-Mail.

8 Benutzerdefinierte Adressblock einfügen. Bewege den Cursor, wo Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten. Klicken Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" aus der Toolbox. Wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Pop-up-Kasten. Dies können Sie zum Einfügen eines Feldes, das für jede e-Mail anders sein wird. Zum Beispiel wenn Sie ein Feld "Vorname" einfügen, wird jede e-Mail einen personalisierten Namen haben. Um einen Adressblock einfügen eines Seriendruckfelds für Name, Adresse, Name des Unternehmens erstellen, etc.

9 Alle anderen benötigten Seriendruckfelder einfügen. Können Sie diese Felder in den Nachrichtentext der e-Mail Header der Adressaten oder wo immer Sie möchten die Nachricht personalisiert.

Vorbereiten und versenden

10 Vorschau auf Ihre e-Mails. Klicken Sie "Vorschau" in der Toolbox. Sie können die Pfeile, um das nächste Dokument anzeigen klicken.

11 Überprüfen Sie, ob die personalisierte Felder korrekt sind. Sie möchten sicherstellen, dass keine Fehler gibt es nicht, während der Vorschau auf die Dokumente.

12 Beenden Sie Seriendruck. Klicken Sie auf "Fertig stellen und Zusammenführen" in der Toolbox. Klicken Sie auf "E-Mail-Nachrichten senden" aus dem Drop-down-Box. Geben Sie eine Betreff-Zeile in das Feld, das erscheint. Klicken Sie auf "Ok." Dadurch wird Outlook gestartet.

13 Falls erforderlich, geben Sie Ihre Anmeldeinformationen beim Starten von Outlook.

14 Falls erforderlich, klicken Sie auf "Senden/empfangen" in der Outlook-Symbolleiste. Outlook kann automatisch beginnen, die Emails versenden.

Tipps & Warnungen

• Testen Sie Ihre e-Mail-Nachricht, indem sie zunächst testen, e-Mail-Konten senden. Bestimmte Formatierung möglicherweise nicht korrekt angezeigt.
• Importieren von Kontakten aus einer vorhandenen Liste funktioniert am besten, wenn die Informationen in Spalten mit einer Überschrift organisiert ist, um die Spalte zu beschriften.