Gewusst wie: Papier der Übersichtlichkeit durch Scannen von Dokumenten

August 11

Mit dem Komfort des modernen PCs ist der Aktenschrank schnell zu ein Anachronismus. Unternehmen aus der ganzen Welt haben stetig wechseln wurde zur Verwendung elektronischer Dokumente auf Papierkosten sparen, sondern auch um die Unordnung zu schneiden. Mit der breiten Verfügbarkeit von Dokumenten-Scanner ist die elektronische Speicherung der Dokumente einfacher denn je.

Anweisungen

1 Wählen Sie einen guten Scanner zur Verringerung der Papier-Krempel. Sie sollten ein Scanner, der bekannt ist für seine Geschwindigkeit, abklappern, weil niemand stundenlang Scannen ihre wichtigen Papiere will. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Dokumente, die Sie jetzt haben, die gescannt werden müssen, sowie Dokumente, die Sie in Zukunft untersucht werden. Suchen Sie einen Scanner, der eine gute Mischung von Wert und Geschwindigkeit entspricht.

2 Benennen Sie die zu scannenden Dokumente. Scannen jedes Dokument müssen Sie u. u. nicht im Streben nach Verringerung der Papier-Krempel erforderlich. Wählen Sie die relevanten Dokumente, denen Sie möglicherweise später zurückgreifen zu müssen. Erarbeiten Sie eine Prioritätenfolge und Prioritätsdokumente zuerst scannen möchten.

3 Scannen Sie Ihre Dokumente für die Lagerung. Öffnen Sie die Scan-Oberfläche auf den Scanner und legen Sie des Dokuments gegen es, Bild unten flach zu. Schließen Sie die Scannerabdeckung und drücken Sie die Scantaste, um den Scanner zu aktivieren. Warten Sie den Scan vor dem Öffnen der Abdeckung und ein anderes Dokument zu scannen.

4 Erstellen Sie ein Ablagesystem zu verfolgen Ihre Dokumente. Genauso wichtig wie Verringerung Papier-Krempel Computer-Krempel, vermeiden ist, wie niemand will, dass ihr Computer für ein wichtiges Dokument zu durchforsten, die sie benötigen. Ordnen Sie Ihre Dokumente nach Monat und Jahr sowie durch Kategorien wie finanzielle, persönliche steuern, Geschäft und so weiter! Benennen Sie Ihre Dateien klar und anschaulich zum einfachen Auffinden von später.

5 Ihre Papierdokumente loszuwerden. Abhängig von der Empfindlichkeit der dargebotenen auf Ihre Dokumente sollten Sie verschiedene Methoden zur Verfügung, um die Situation zu treffen beschäftigen. Sollten Sie finanzielle, persönliche und andere vertrauliche Dokumente zu vernichten. In der Mitte reißen oder andere weniger wichtige Dokumente einfach zu recyceln.

Tipps & Warnungen

  • Viele Computer-Drucker verfügen über einen Scanner integrierten. Wenn Sie beide benötigen, sollten Sie zwei Fliegen mit einer Klappe.
  • Immer schützen Sie Ihren Computer mit Firewalls und andere Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer gescannten Daten.

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