Zum Scannen von Dokumenten in Daten

Scannen von Daten aus einem Dokument in einer Kalkulationstabelle ist eines jener Dinge, die aussieht wie es einfach sein sollte, aber nicht. Wenn Sie das Dokument als Bild scannen, werden Sie keine Daten von ihm überhaupt abrufen können. Wenn Sie es als Text mit optischen Charakter Auflösung scannen, erhalten Sie die Daten, aber es werden nicht mehr in nette Zeilen und Spalten. Gibt es eine Abhilfe für dieses Problem, aber es geht um die gescannten Daten manipulieren, bevor es in die Kalkulationstabelle geht.

Anweisungen

1 Platzieren Sie die Druckseite nach unten auf dem Scanner.

2 Drücken Sie die Scan-Schaltfläche oder den Text scannen, wenn Ihr Scanner vorhanden. Dies wird automatisch die Scan-Software auf Ihrem Computer starten.

3 Legen Sie die Scan-Software zum Scannen von Text aus dem Dokument-Optionen-Menü. Legen Sie das Ziel für die der gescannten Text Ihrer Textverarbeitungs-Programm sein.

4 Wählen Sie eine Spalte der Daten zu scannen. Dies geschieht in der Regel durch Klicken und ziehen die Seiten der das Scan-Fenster, so dass nur eine Spalte im Fenster ist.

5 Den endgültigen Scan zu starten. Dies geschieht in der Regel durch Klicken auf eine Schaltfläche, die so etwas wie "Scan senden" sagt im Fenster Scan-Software. Dies senden die Spalte mit Zahlen als bearbeitbaren Text in Ihr Textverarbeitungsprogramm automatisch geöffnet werden soll.

6 Bearbeiten Sie den Text in Ihr Textverarbeitungsprogramm, indem Sie einen Wagen nach jedem Eintrag in der Spalte zurück zu setzen. Der Text wird nun in einer einzelnen Spalte sein.

7 Öffnen Sie Tabellenkalkulationsprogramm und starten Sie ein neues Arbeitsblatt.

8 Markieren Sie und kopieren Sie die Textspalte von Textverarbeitungs-Programm.

9 Markieren Sie eine Zelle am oberen Rand der Tabelle, und fügen Sie die Spalte der Daten. Jeder Wert wird nun eine eigene Zelle in der Kalkulationstabelle belegen.

10 Scannen, bearbeiten, kopieren und Einfügen von jeder zusätzlichen Spalte mit Daten in Ihrem Dokument.

Tipps & Warnungen

• Dieser Prozeß erspart eine Menge Zeit, wenn Sie Datentabellen mit mehr als 5 Zeilen mit Zahlen scannen sind. Wenn Datentabellen, die kleiner sind, können Sie besser dran, nur erneute Eingabe der Daten sein.
• Das weitere das Dokument, das Sie scannen sind sieht wie eine Kalkulationstabelle, desto leichter der Konvertierungsprozess. Wenn Ihre Daten in Spalten und Zeilen nicht, oder wenn es mit viel überflüssige Zeichen vermischt ist, verbringen Sie mehr Zeit die Scans zu bereinigen, bevor Sie die Daten in Ihre Tabelle einfügen können.
• Sobald die Daten in eine Tabellenkalkulation ist, kann es in den meisten Datenbankprogrammen, entweder als Exceldatei oder eine durch Kommas getrennte ASCII-Datei importiert werden.
• OCR-Scannern keinen perfekten Job ein gescanntes Bild in editierbaren Text zu ändern. Immer Korrekturlesen Sie Ihrer Tabellenkalkulation gegen das Originaldokument um Datenfehler zu fangen.
• Dokumente mit kleine Typ, reich verzierten Typ oder verschwommenen Druck sind schwer zu scannen und Datendateien mit einer großen Anzahl von Störungen produzieren. Normalerweise ist es besser diese Dokumente von hand erneut eingeben zu müssen.