Wie zum Extrahieren von einer Excel-Arbeitsmappe in eine Access-Datenbank

Microsoft Excel und Access sind Komponenten der Microsoft Office Productivity Suite. Weil beide Softwarepakete von der gleichen Firma vorgenommen werden, tauschen sie einfach und leicht miteinander aus. Excel-Software wird häufig verwendet, um Tabellen zu erstellen, während Access Datenbank-Software ist. Um die erneute Eingabe von Daten in Access aus Excel zu vermeiden, kann der Benutzer die Excel-Arbeitsmappe in Access importieren.

Anweisungen

1 Öffnen Sie die Datenbank, der in die Excel-Arbeitsmappe importiert wird.

2 Klicken Sie auf der Registerkarte "Externe Daten", und klicken Sie dann auf die Option "Excel".

3 Navigieren Sie zum Speicherort der Excel-Arbeitsmappe; Klicken Sie auf "Durchsuchen" neben dem Feld "Dateiname".

4 Wählen Sie die Datei importieren im Dialogfeld "Datei öffnen", dann klicken Sie auf Öffnen.

5 Klicken Sie auf "OK" im Dialogfeld "Get externe Daten – Excel-Tabelle".

6 "Tabelle1" in der "Import-Assistenten für Kalkulationstabellen" klicken Sie auf "Weiter".

7 Setzen Sie ein Häkchen neben "Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften", wenn die ersten Zeilen der Daten die Spaltenüberschriften sind. Klicken Sie auf "Weiter".

8 Entscheiden Sie, wie jede Datenspalte behandelt wird. Wenn die Daten nur Text werden soll, wählen Sie für das erste Feld "Text" im Feld "Datentyp". Wenn die Daten nicht Text sein soll, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld "Datentyp" und wählen Sie. Wenn die Daten in der Spalte dupliziert werden, wählen Sie "Ja (Duplikate OK)" im Feld "Indiziert". Wenn dieses Feld nicht importiert werden, setzen Sie ein Häkchen neben "Feld (Skip) importieren nicht." Klicken Sie auf die nächste Spalte der Daten, dann wiederholen Sie die obigen Schritte.

9 Klicken Sie auf das Optionsfeld neben "Wählen Sie meine eigene primary Key." Wählen Sie das Feld, das dazu dienen, die jeden Datensatz in der Tabelle eindeutig identifizieren. Beispielsweise, wenn das Feld Rechnungsnummer ist, dann jede Position in der Tabelle wird eine Rechnungsnummer enthalten und jede Rechnungsnummer wird anders sein. Klicken Sie auf "Weiter."

10 Benennen Sie die Tabelle im Feld "Importtabelle". Sobald die Tabelle benannt ist, klicken Sie auf "Fertig stellen". Wenn der Nutzer möchte die Importschritte speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Speichern Importschritte", dann klicken Sie auf schließen.

11 Klicken Sie auf die Registerkarte "Externe Daten" und anschließend auf "Excel." Navigieren Sie im Dialogfeld "Get externe Daten – Excel-Tabelle" in der Kalkulationstabelle der Benutzer gerade importiert und klicken Sie auf "Öffnen". Wählen Sie das Optionsfeld "Fügen Sie eine Kopie der Datensätze an die Tabelle". Wählen Sie in das gleiche Feld die Tabelle, der die Datensätze hinzugefügt werden; Drücken Sie den Pfeil nach unten neben dem Feld. Die neuen Datensätze hinzufügen werden an die Tabelle angehängt der Benutzer gerade erstellt. Klicken Sie auf "OK".

12 Die nächste Tabelle der Arbeitsmappe im Feld "Arbeitsblätter anzeigen" auswählen. Klicken Sie auf "Weiter." Überprüfen Sie die Spaltenüberschriften, um sicherzustellen, dass sie richtig sind; Klicken Sie auf "Weiter." Klicken Sie auf "Fertig stellen" und die Informationen der ausgewählten Tabelle hinzukommen werden. Wiederholen Sie die Schritte 11 und 12 für jedes Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe.

Tipps & Warnungen

• Wenn Sie Felder zu importieren, bestimmen Sie, ob das Feld indiziert wird. Wenn es nicht indiziert ist, ist es nicht notwendig für einen Wert im Feld sein. Wenn es indiziert ist, entscheiden Sie, ob im Feld können doppelte Werte vorhanden sein.
• Wenn die Daten nicht importiert, kann es aufgrund von nicht übereinstimmenden Daten im Feld sein. Beispielsweise wenn das Zahlenfeld für die Kunden-Rechnung nur für Zahlen ist, verhindert Importieren von Text in diesem Feld die neuen Daten in der Tabelle zu importieren.