Effektives E-Mail-Kommunikationstechniken
E-Mail bietet eine effiziente Möglichkeit der Kommunikation, sodass Sie schnelle Antworten auf Ihre Fragen erhalten, oder Benachrichtigen Menschen über ein Treffen ohne mehrere telefonieren. E-mail kann aber auch ein Feind wenn schlecht, führt zu Missverständnissen, Verwirrung und auch Wut. Verwenden Sie effektive E-mail-Kommunikationstechniken, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten klar und für Ihre Zwecke geeignet sind.
Auswahl geeignete Verwendungen
E-Mail ist eine gute Kommunikation-Option, wenn Sie brauchen, um eine einfache Botschaft an zahlreiche Menschen auf einmal, wie ein Büro-Memo. Es ist auch hilfreich, wenn Sie einen schriftlichen Nachweis Ihrer Interaktion mit jemandem pflegen oder ein Dokument für ihre Überprüfung senden müssen.
Der University of North Carolina (UNC) in Chapel Hill bezeichnet mehrere Situationen, in denen E-mail nicht die beste Wahl der Kommunikation ist. Verwende keine E-mail wenn jemand muss Informationen sofort erhalten, da Sie das nächste Mal sicher sein können nicht die Person wird ihr E-mail-Konto zu überprüfen. Vermeiden Sie die Verwendung von E-mail für komplizierte Themen, da diese persönlich diskutieren Verwirrung minimieren kann. Überspringen Sie auch E-mail, wenn eine Angelegenheit streng vertraulich, ist da die Nachricht versehentlich an andere weitergeleitet werden könnte, und die E-mail wird eine nachvollziehbare Aufzeichnung des Gespräches erstellen.
Festzulegen Sie Zweck und Erwartungen
"Zusammenfassen, was Sie sind bestrebt, durch die Kommunikation in den ersten Absatz zu erreichen" berät Webentwickler Joshua Riddle. Er schlägt auch vor, Sie eindeutig erklären, was Sie zu tun, als Reaktion auf die E-mail den Empfänger wollen, sei es, bestimmte Informationen beantworten, erledigen einer Aufgabe oder die Informationen nur im Kopf behalten. Stellen Sie sicher, dass Sie anfügen, keine Dokumente oder Links, die der Empfänger benötigt, um die Aktion abzuschließen, die Sie wünschen.
Marketing-Botschaften
Beim Verwenden E-mail, um ein Produkt zu vermarkten, Spenden zu erbitten oder zu halten informiert über eine Ursache Unterstützer, dürfen Sie nicht zum Senden von Nachrichten zu häufig. "Mit einem monatlich oder zweimonatlich erscheinenden E-mail-Verteilung-Zeitplan halten und versuchen, es zu senden, zur gleichen Zeit des Tages jedes Mal" berät Web-Marketing Firma PracticeDock.
Stellen Sie sicher, diese Materialien enthalten echten "Nachrichten" und sind nicht nur rehash Informationen zuvor verteilt. Bieten Sie eine Möglichkeit für Empfänger zukünftige Mitteilungen abbestellen, so dass Sie die Gefahr nicht dauerhaft entfremden diejenigen, die nicht wollen, um Updates zu erhalten.
Wenn Sie eine HTML-basierte Newsletter oder Werbung erstellen, senden Sie eine Testkopie an sich selbst, damit Sie überprüfen können, dass es aussieht wie Sie es erwartet, wenn es in einem Posteingang eintrifft. Sind direkte Links zu den Web-Seiten, die Sie in Ihrer Nachricht verweisen, berät marketing Berater Jon Keel. Er schlägt auch vor, Sie Massen-Mailings personalisieren, indem einschließlich den Namen des Empfängers in der Kommunikation-Stück.
Weitere Tipps
Da die meisten Menschen von E-mails und anderer Kommunikation über ihren Tag bombardiert werden, halten Sie Ihre Nachricht kurz an die Chancen erhöhen, dass es vollständig gelesen werden.
Verwenden Sie das Feature Rechtschreibung Kontrollkästchen in Ihrem E-mail-Programm, bevor die Nachricht gesendet. Falsch geschriebene Wörter können Ihre Glaubwürdigkeit und Wissen in Frage stellen. Testen Sie alle Links, die Sie aufgenommen haben, um sicherzustellen, dass sie funktionieren. Bezieht sich Ihre Nachricht auf eine Anlage, stellen Sie sicher, dass Sie es aufgenommen und öffnen, um sicher sein, dass sie die richtige Datei ist.
Beim Empfang von E-mails antworten Sie Ihnen umgehend. Verwenden Sie nicht die Funktion "Antwort an alle", wenn alle anderen Empfänger wirklich benötigen, um Ihre Antwort zu lesen. Wenn du gehst, Weg von Ihrem E-mail-Konto für mehr als einen Tag zu sein, verwenden Sie eine Auto-Responder-Funktion zum Versender von Ihrer Abwesenheit automatisch zu benachrichtigen.