Wie Sie eine Datenbank mithilfe von Microsoft Access

April 13

Microsoft Access speichert, ändert und zeigt Informationen in eine benutzerdefinierte Schnittstelle. Die Struktur beginnt mit Tabellen, die Informationen speichern und in Tabellenkalkulationen ähnlich aussehen. Aber Access können Sie mehreren verknüpften Tabellen erstellen, die mit einander verknüpft verkürzen Redundanz und die Datenintegrität. Alle anderen Objekte, einschließlich Abfragen, Formularen und Berichten, sind Werkzeuge, mit denen Sie entscheiden, wie Sie anzeigen und ändern diese Informationen. Eine Datenbank-Effizienz ist angewiesen auf die Stärke der Tabellen, so dass ausreichend Zeit Tabellen zu organisieren, bevor er sich auf andere Objekte zu verbringen Zeit auf lange Sicht sparen werden.

Anweisungen

1 Öffnen Sie Microsoft Access und wählen Sie eine Vorlage aus den "verfügbaren Vorlagen" oder erstellen Sie eine neue Datenbank, indem Sie die Option "Leere Datenbank" oder "Leere Webdatenbank" auf dem Hauptbildschirm auswählen. Vorlagen können stehen von Microsoft Office online und Ihnen den Einstieg durch die grundlegenden Elemente einer Datenbank generieren. Speichern Sie die Datenbank in einem Dateiformat, das alle Computer und Benutzer kompatibel ist.

2 Erstellen Sie neue Tabellen, indem Sie auf der Registerkarte "Erstellen" der Multifunktionsleiste am oberen Rand der Seite klicken und auswählen "Tabelle". Fügen Sie Ihre Felder, indem Sie auf das Dropdown-Menü neben "Feld hinzufügen" auf die Überschrift des Feldes. Benennen Sie Ihr Feld und wählen Sie den Datentyp mit diesem Tool.

3 Importieren Sie alle Daten, die Sie aus Microsoft Excel, "Externe Daten" Registerkarte der Multifunktionsleiste auswählen und auf "Excel" unter den Optionen des Menüs "Importieren" klicken. Sie können Daten in einem der soeben erstellten Tabellen oder als neue Tabelle importieren. Wenn Sie eine Excel-Tabelle als neue Tabelle importieren, entsprechen die Feldüberschriften die Feldüberschriften der Kalkulationstabelle.

4 Passen Sie die Ansicht Ihrer Daten durch das Erstellen von Abfragen zum Anzeigen von Informationen auf der Grundlage von Kriterien. Klicken Sie unter der Registerkarte "Erstellen" auf "Query" und gehen Sie durch die Schritte zum Definieren einer Abfrage basierend auf einer oder mehreren Tabellen. Verwenden Sie Abfragen, um begrenzte Daten aus einer Tabelle anzeigen oder Daten aus mehreren Tabellen anzeigen Verwandte Informationen kombinieren.

5 Erstellen Sie Formulare zum Hinzufügen, löschen und ändern Datensätze durch die Auswahl der "Form Wizard" auf der Registerkarte "Erstellen". In vielen Datenbanken bieten Formen die beste Schnittstelle für die Dateneingabe, da sie ermöglichen maßgeschneiderte Filtern, Sortieren und organisieren von Informationen. Darüber hinaus können Sie Informationen aus mehreren Quellen auf einem Bildschirm, so dass Sie Informationen zu erstellen, ohne Umschalten Objekte anzeigen.

6 Generieren Sie Berichte zum Anzeigen von Daten in einer einfachen oder angepasste Weise. Verwenden Sie "Berichts-Assistenten" auf der Registerkarte "Erstellen", um Rechnungen, Quittungen, Verkaufsberichte und andere gemeinsame Dokumente generieren. Wechseln Sie zu der des Berichts "Entwurfsansicht" zum Hinzufügen von Diagrammen, um die Daten zusammenfassen, den Text zu ändern und Anpassen des Berichtslayouts.

Tipps & Warnungen

  • Organisieren Sie Ihre Daten sorgfältig zu vermeiden Informationen wiederholt in separaten Tabellen aufgelistet.
  • Wenn Sie eine Abfrage auf Grundlage mehrerer Tabellen erstellen, fordert Access Sie eine Beziehung zwischen den Tabellen erstellen. Beziehungen anzeigen, wie Informationen in Tabellen beziehen und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit einer Datenbank zu erhöhen.