Zusammenführen von Dokumenten in Word

Wenn Sie ein Seriendruckdokument erstellen, sind die Informationen aus einer Datendatei und die entsprechenden Daten in demselben Dokument für jeden Datensatz in die Daten einfügen. Sie möchten beispielsweise einen Urlaub-Brief an alle im Adressbuch zu senden. In Ihrem Schreiben Sie wollen einige Elemente für den einzelnen, die es empfangen werden und noch nicht 200 einzelne Buchstaben schreiben möchten. Zusammenführen von Dokumenten können Sie eine Massensendung zu personalisieren.

Anweisungen

Auswählen von Daten

1 Nach dem Öffnen von Microsoft Word, wählen Sie die "Briefe" aus dem Menü unter der Überschrift "wählen Sie einen Dokumenttyp." Klicken Sie auf "weiter: Dokument wird gestartet."

2 Eine Dokument-Setup-Option aus der Liste auswählen. Sie können das Dokument auf der linken Seite (noch leer) verwenden, wählen Sie eine Vorlage oder wählen Sie eine Datei, die Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben. Wenn Sie den Dokumenttyp ausgewählt haben, klicken Sie auf "weiter: Empfänger wählen."

3 Wählen Sie eine Option für Ihre Daten. Sie müssen eine vorhandene Adressliste, die Sie aus Outlook oder Ihre eigene Datenbank verwenden möchten. Wenn Sie eine Adressliste vorbereitet haben, wählen Sie, "Geben Sie neue Liste. ein" Wenn Sie eine vorhandene Liste auf Ihrem Computer haben, klickst du auf "Durchsuchen", um die Datei auf Ihrem Computer zu suchen. Wenn Sie eine Option ausgewählt haben, klicken Sie auf "weiter: Schreiben Sie Ihren Brief." Wenn Sie den "weiter" klicken, wird Word Ihnen die Möglichkeit, die gesamte Liste verwenden, die Sie ausgewählt haben, oder wählen Sie einen Unterbereich aus dieser Liste. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken auf "OK."

Verfassen des Briefes

4 Schreiben Sie Ihren Brief, indem Sie in das geöffnete Dokument eingeben. Wenn Sie die Adresse der Person an der Spitze gehören möchten, klicken Sie "Adressblock" im rechten Menü. Es gebe Optionen für wie viel und in welchem Format drucken Sie den Adressblock. Treffen Sie Ihre Auswahl und klicken auf "OK." Sie werden feststellen, dass ein Code in eckigen Klammern erscheinen oben auf der Seite wo möchten Sie die Adresse angezeigt werden. Dieses Markup wird Wort sagen, wo die Adressinformationen für jede Ihrer Empfänger setzen. Wenn Sie einen persönlichen Gruß einschließen möchten, klicken Sie auf "Grußzeile" und wählen Sie das Format, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie "OK" und anschließend "weiter: Briefvorschau."

5 Durchsuchen Sie aller Buchstaben und stellen Sie sicher, dass es aussieht, wie er angezeigt werden soll. Überprüfen Sie, dass die Liste der Empfänger korrekt ist. Sie können keine zusätzlichen Namen zu entfernen oder neue hinzufügen. Wenn die Liste korrekt ist, klicken Sie auf "weiter: Seriendruck beenden."

6 Überprüfen Sie um sicherzustellen, dass Ihre Briefe drucken möchten. Sie können auch Personalisierung einzelner Buchstaben hinzufügen möchten. Wenn Sie die letzten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Drucken." Ihre Mail ist bereit, gehen Sie in Umschläge und ab zur Post.

Tipps & Warnungen

• Die Adressliste können Sie Adressetiketten oder bedruckte Umschläge für einfache Adressierung Ihrer Mails erstellen. Wiederholen Sie die Schritte oben aber auswählen "Umschläge" oder "Etiketten" aus dem Menü in Schritt 1 anstelle von "Buchstaben."