Gewusst wie: verwenden eine Datenbank in MS Office Word

Um eine Datenbank in Microsoft Word verwenden, können Sie die Word-Seriendruck-Funktion, der Sie durch einen Prozess führt, die Serienbrief Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen ziehen kann. Oder Sie können Datenbank-Tabellen in Word selbst erstellen.

Anweisungen

1 Öffnen Sie Word und beginnen, erstellen Sie einen Serienbrief für den Einsatz in der Word-Seriendruck-Funktion: Klicken Sie auf "Werkzeuge,"Sendungen","Seriendruck starten"und dann"Schritt für Schritt-Seriendruck-Assistenten."

2 Öffnen Sie Microsoft Access (oder einer anderen Anwendung, die Datentabellen erstellen können, z. B. Excel) und erstellen Sie eine Tabelle mit den folgenden Daten. Typ der obersten Zeile, die als Tabellenüberschrift folgt:

Fname, Lname, Stadt, StaatJohn Smith, Jonestown, NYBetty Crocker, Smithville, MA

Speichern Sie die Beispieldaten mit dem Dateinamen "Mydata."

3 Zurück zu Word und wählen Sie die Option "Briefe" in dem Fenster Seriendruck. Klicken Sie unter "Dokument wird gestartet" Link am unteren Rand dieses Fensters "Verwenden Sie das aktuelle Dokument" an der Eingabeaufforderung "Auswählen".

4 Wählen Sie "vorhandene Liste verwenden" an der Eingabeaufforderung "Empfänger wählen" und dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen". Wählen Sie "Mydata" Tabelle erstellten früher über das Dialogfeld "Datenquelle auswählen" drücken Sie "Öffnen". Drücken Sie "OK" im Dialogfeld "Seriendruckempfänger" alle Datenzeilen zu importieren.

5 Klicken Sie unter den "Brief schreiben" Link im Fenster Seriendruck fügen Sie folgenden Musterbrief in das Dokument ein:

An:«Fname», «Lname»«Stadt», «Staat»Liebe «Fname»:Vielen Dank für den Kauf von unserer Firma. Ich hoffe, dass Sie und Ihre Nachbarn in «Stadt» das Produkt genießen.Grüße,Das große Unternehmen

6 Ersetzen Sie die Wörter in Musterbrief, die umgeben sind von der "<<" und ">>" Zeichen, mit dem entsprechenden Seriendruckfeld Code: "<< Fname >>," beispielsweise den komplette "<< Fname >>" Text markieren, und drücken Sie dann "Einfügen Seriendruckfeld," auf der Word-Symbolleiste, gefolgt durch Klicken auf "Fname."

7 Drücken Sie im Fenster Seriendruck "Briefvorschau" Link, nach dem alle Seriendruckfelder einfügen. Drücken Sie die "<<" und ">>" Schaltflächen im Fenster zusammenführen, wie Word ersetzt hat jeweils die Merge-Codes, die Sie eingefügt mit den Daten aus der Datenbanktabelle zu sehen. Das resultierende Dokument speichern oder drucken.

8 Sie können auch eine Datenbank für die Verwendung in einer anderen Anwendung in Word erstellen. Die Beispieldaten aus Schritt 2 in ein neues Worddokument einfügen. Speichern Sie das Dokument als "WordDatabase.csv", und wählen Sie die Option "Plain Text" im Feld Dropdown-Liste "Dateityp".

9 Öffnen Sie Microsoft Access und wählen Sie "Externe Daten" gefolgt von "Textdatei". Wählen Sie die Word-Datei, die Sie gerade in das Dialogfeld "Externe Daten abrufen" in Access erstellt. Klicken Sie den ".. .neue Tabelle..." Option in diesem Dialogfeld.

10 Weiter über das Dialogfeld "Weiter" drücken, bis der Bildschirm mit dem Text angezeigt wird "erste Zeile enthält Feldnamen." Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Text, und drücken Sie "Fertig", gefolgt von "Schließen", um den Datenimport abzuschließen. Beachten Sie, dass Access eine neue Tabelle erstellt hat, bei der Ihre Word-Tabelle werden. Verwenden Sie diese Tabelle, wie Sie jede Art von Tabelle in Access: Abfragen, z. B. die Verknüpfung zu anderen Kundendaten oder für Word-Seriendruck, her.