Gewusst wie: Drucken von Umschlägen aus Daten in Excel

Microsoft Excel können Sie die Eingabe und organisieren von Daten in einem Datenbankformat. Beispielsweise müssen Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit einer Liste von Namen und Adressen, denen Sie senden manchmal Mailings an Kunden. Excel kann diese Datenbank in Briefumschlägen mithilfe von Microsoft Office-Seriendruck-Funktion (Sitz in Microsoft Word) verwandeln. Seriendruck Daten aus einer Excel-Datei abruft, formatiert und druckt es auf jedes A4-Briefumschlag, den Sie wählen.

Anweisungen

1 Formatieren Sie Ihre Daten in Excel mit Spaltenüberschriften. Z. B. schreiben Sie "Name" in Zelle "A1" als einen Spaltenheader zu und Listen Sie die Namen der Empfänger in Spalte A beginnend bei Zelle A2. Schreiben Sie "Adresse" in Zelle B1 und Listen Sie die Empfängeradressen unter dem in Spalte B.

2 Öffnen Sie Microsoft Word.

3 Starten Sie den Seriendruck-Assistenten in Word 2007 durch Klicken auf die Registerkarte "Sendungen" und klicken auf den Pfeil rechts neben "Seriendruck". Klicken Sie auf "Seriendruck-Assistenten." In Word 2003 können Sie den Seriendruck-Assistenten starten, indem Sie auf "Extras -> Briefe und Sendungen-Seriendruck >."

4 Wählen Sie im Listenfeld "Umschläge". Es erscheint ein Popup-Fenster.

5 Wählen Sie das Umschlagformat aus dem Dropdownfeld "Umschlagformat". Wählen Sie beispielsweise "Gr. 10" Umschlag. Drücken Sie "OK".

6 Klicken Sie auf "Empfänger auswählen" aus der Symbolleiste, und wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden."

7 Finden Sie die Excel-Datei auf Ihrem Computer zu, und drücken Sie "Öffnen". Wenn Sie mehrere Blätter in Ihrer Arbeitsmappe haben, fragt Excel Sie das Arbeitsblatt auswählen. Wenn das passiert, klicken Sie auf das Arbeitsblatt, und klicken Sie auf "OK".

8 Klicken Sie auf "Seriendruckfeld einfügen" auf der Symbolleiste. Dies ist, wo Sie sagen, dass Excel die Informationen zu setzen. Excel wird die Felder von Excel-Daten gezogen haben. Beispielsweise Sie möglicherweise ein Feld "Name" (aus der Liste auswählen).

9 Klicken Sie auf "Fertig stellen und zusammenführen." Wählen Sie "Drucken" aus der Liste der Optionen, um Ihre Umschläge drucken.

Tipps & Warnungen

• Wenn Sie einen Seriendruck durchführen, können nicht Sie tatsächlich sehen nichts passiert auf dem Bildschirm (alles passiert im Hintergrund). Um zu überprüfen, dass die Seriendruck die Umschläge erstellt hat die Art, wie Sie mögen, klicken Sie auf "Vorschau Ergebnisse."
• Spaltenüberschriften müssen Sie auf Ihre Daten in Excel (Spaltenüberschriften in der ersten Zeile sind und ermitteln der Daten, wie "Name" und "Adresse") oder den Seriendruck funktioniert nicht richtig.