Wie Sie Quickbooks-Daten zu kondensieren

Das QuickBooks Kontoführung Programm beinhaltet ein "kondensieren" Tool, das reduziert die Menge an Speicherplatz braucht Daten auf einem Computer indem Sie alle Transaktionen abgeschlossen, abgestimmten oder geräumten entfernen und ersetzen sie mit einem einzigen Journaleintrag für den gesamten Monat. Während sich das Dateigröße reduziert wird, entfernt es auch Details und Audit-Daten, so dass nur eine allgemeine Zusammenfassung der Transaktion bearbeitet werden.

Anweisungen

1 Stellen Sie sicher, dass alle Daten überprüft und abgestimmt wurde. Wenn eine Rechnung wurde kurz bezahlt oder um ein paar Cent zu viel bezahlt, das Konto auf NULL zu versöhnen, oder jede Rechnung, die von den kleinen Fehler betroffen fehl, mit den anderen Transaktionen zu kondensieren.

2 Gehen Sie zum Menü "Datei" wählen Sie "Dienstprogramme" und wählen Sie "Clean-Up-Unternehmen Daten." Ältere Versionen von QuickBooks möglicherweise die Option aufgelistet unter dem Menü "Datei" als "Archiv & verkleinern Daten."

3 Klicken Sie "OK" auf die Warnmeldung über Budgetierung Daten. Dies ermöglicht Ihnen, an den "Clean Up Company" Assistenten fortzusetzen.

4 Geben Sie das Startdatum, das QuickBooks mit kondensierende Daten beginnen soll. Klicken Sie auf "Weiter."

5 Markieren Sie die Daten, die Sie in den kondensierenden Prozess einbinden, indem entweder Hinzufügen oder Entfernen von bestimmten Gruppen von Daten aus der Liste verkleinern möchten. Einfach klicken Sie auf ein Element in der Liste, und klicken Sie auf "Entfernen", um sie aus der Liste der Elemente, kondensiert zu löschen. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Weiter".

6 Überprüfen Sie erneut Ihre kondensierende Auswahl auf der Seite "Zusammenfassung". Wenn alles korrekt ist, klicken Sie "Jetzt bereinigen beginnen" oder "Kondensieren beginnen" um Kondensation der Daten zu starten. Klicken Sie "OK", wenn die Meldung eine Sicherungsdatei erstellen erscheint.

7 Wechseln Sie zu dem Ordner, wo Sie die komprimierten Dateien speichern möchten. QuickBooks wird automatisch standardmäßig im selben Ordner wie die ursprüngliche Datei und wählt einen Standardnamen. Wenn dieser Name und Speicherort annehmbar sind, klicken Sie auf "Speichern". Die Fortschritte werden auf dem Bildschirm überwacht werden und eine Meldung erscheint, um daran zu erinnern, dass Sie den Namen und Speicherort der Datei, wenn der Prozess ist abgeschlossen.