Gewusst wie: Drucken von Etiketten aus einer XLS-Datei

September 8

Dateien in Microsoft Excel (2003 und früher) werden mit der Erweiterung XLS gespeichert. Im Gegensatz zu einer Textverarbeitung schließt Excel keinen Etikett-Schöpfer. Sie können, jedoch mit einem Excel-Arbeitsblatt aus einer anderen Anwendung, z. B. Microsoft Word, Publisher oder Access verbinden. Dadurch können Sie Daten aus einer vorhandenen XLS-Datei in das Programm importieren und wandeln sie in bedruckbare Etiketten. Sie können die Etiketten auch anpassen, bevor sie in Access, Publisher oder Word gedruckt werden.

Anweisungen

Zugang

1 Öffnen Sie eine neue oder eine vorhandene Datenbank in Microsoft Access. Wählen Sie "Datei," "Externe Daten" und "Importieren" aus dem Menü. Ändern Sie "Dateien vom Typ" in "Microsoft Excel (*.xls)" im Dialogfeld "Importieren", und doppelklicken Sie auf die Datei, die Sie öffnen möchten.

2 Klicken Sie auf "Anzeigen von Arbeitsblättern" in der Verknüpfungs-Assistenten für. Wählen Sie das XLS-Arbeitsblatt mit den Daten.

3 Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie "Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften,", wenn dies der Fall ist.

4 Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie "In eine neue Tabelle."

5 Klicken Sie auf "Weiter", bis Sie den letzten Schritt des Assistenten gelangen. Geben Sie in das Textfeld "Importtabelle" Namen einer Tabelle und klicken Sie auf "Finish".

6 Klicken Sie auf "Berichte" aus "Objekte" im Datenbankfenster, und klicken Sie auf "Neu". Wählen Sie "Etiketten-Assistent" im Dialogfeld "Neuer Bericht". Wählen Sie die XLS-Tabelle, die Sie aus der Dropdown-Liste importiert, und klicken Sie auf "OK".

7 Wählen Sie den Typ der Beschriftungen, die Sie drucken möchten und klicken Sie auf "Weiter".

8 Passen Sie Ihre Schrift an, und klicken Sie auf "Weiter".

9 Doppelklicken Sie auf die Felder von "Verfügbare Felder" ihnen "Prototyp-Bezeichnung" auf der rechten Seite hinzu. Klicken Sie auf "Fertigstellen". Die Etiketten in der Seitenansicht zu laden.

10 Platzieren Sie Ihre Etikettenbögen in den Drucker. Drücken Sie die Schaltfläche "Drucken" in der Symbolleiste.

Verlag

11 Klicken Sie "File" und "Neu" im Verlag.

12 Erweitern Sie "Publikationen für Print" zu, und klicken Sie auf "Labels." Klicken Sie auf ein Etikett-Vorlage im rechten Bereich zu laden.

13 Klicken Sie im Menü "Extras", "Mail und Datensatzkatalog" und "Mail und Katalog Merge Wizard".

14 Klicken Sie im Aufgabenbereich "Mail und Datensatzkatalog" auf "Seriendruck".

15 Klicken Sie auf "weiter: Datenquelle auswählen." Wählen Sie "Vorhandene Liste verwenden" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Doppelklicken Sie im Fenster "Datenquelle auswählen" XLS.

16 Wählen Sie das Arbeitsblatt mit den Daten im Dialogfeld "Tabelle auswählen". Klicken Sie auf "OK". Das Dialogfenster "Seriendruckempfänger" wird geöffnet. Klicken Sie auf "OK", um alle Datensätze in der XLS-Datei übernehmen.

17 Klicken Sie auf "weiter: Erstellen Sie die Publikation" im Aufgabenbereich. Klicken Sie auf die Felder, die Sie aus dem linken Bereich einfügen möchten. Klicken Sie auf "weiter: Vorschau auf Ihre Publikation."

18 Klicken Sie auf "weiter: Seriendruck beenden." Klicken Sie auf "Drucken", um das Dialogfeld "Seriendruck" öffnen. Platzieren Sie Ihre Etiketten in den Drucker, und klicken Sie auf "OK".

Word

19 Öffnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word.

20 Klicken Sie auf "Extras", "Briefe und Sendungen" und "Seriendruck" aus dem Menü. Der Aufgabenbereich "Seriendruck" öffnet auf der rechten Seite.

21 Klicken Sie auf "Etiketten" und "weiter: Dokument wird gestartet" im Aufgabenbereich. Wählen Sie "aktuelle Dokument verwenden" und "Label Optionen."

22 Wählen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfeld "Etiketten einrichten" und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie auf "weiter: Empfänger wählen."

23 Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6 des Abschnitts "Herausgeber".

24 Klicken Sie auf "weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten" im Aufgabenbereich. Wählen Sie "Weitere Elemente" Öffnen Sie das Dialogfeld "Seriendruckfeld einfügen".

25 Doppelklicken Sie auf die Seriendruckfelder, die Sie aus der XLS-Datei hinzufügen möchten. Klicken Sie auf "Schließen."

26 Ordnen Sie die Felder im ersten Etikett (innerhalb des Dokuments) wie Sie aussehen, wenn sie gedruckt werden sollen. Fügen Sie ein Leerzeichen, neue Zeile oder Satzzeichen zwischen Feldern Ihre Etiketten formatieren.

27 Zurück zum Aufgabenbereich, wenn Sie fertig sind. Klicken Sie auf "Alle Etiketten aktualisieren" und "weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten."

28 Wiederholen Sie Schritt 8 des Abschnitts "Verlag" um den Seriendruck abschließen und Drucken der Etiketten.