Gewusst wie: Drucken von Adressetiketten aus Excel XP: Seriendruck zu meistern

September 4

Seriendruck ist Microsofts Software für Druck formatierten Adressen--in Serienbriefe, auf Umschläge, Etiketten und So weiter--von Adresslisten, die Sie in Excel, Access, SQL oder andere Microsoft Office-Software erstellt haben.

Seriendruck ist ein großes Hilfsmittel, wenn Sie beträchtliche Sendungen--Weihnachtskarten, freiwillige Organisation oder Geschäftskontakte, zum Beispiel haben.

Dieser Artikel eHow spricht über nur eine Möglichkeit, mithilfe des Seriendrucks: die Adressinformationen aus einer Kalkulationstabelle in Excel XP und formatiert ihn auf Klebeetiketten drucken, dass Sie von jedem Büro Supply Store kaufen können.

Wenn Sie nie vor dem Seriendruck verwendet haben, müssen Sie Ihre Office XP-Disk die Seriendruck-Software installiert haben. Die folgenden Schritte übernehmen Sie diese Funktionalität bereits installiert haben, aber wenn Sie Sie nicht haben werden aufgefordert, zu gegebener Zeit die Diskette einzulegen.

Die folgenden Schritte auch übernehmen Sie Ihre Etiketten gekauft haben oder wissen genau welche Labels du gehst zu erwerben. Angabe welche Labels, die Sie verwenden, ist eine der ersten Schritte im Verfahren.

Anweisungen

1 Geben Sie Ihre Adressdaten in Excel. 1 Zeile in Excel muss die Art der Informationen in jeder Spalte beschriften und Adresse Inhalt geht in den Zeilen 2 und folgende. Meine Etiketten in Zeile 1 waren "Nachname", "Vorname", "Adresse", "Stadt", "Staat", "ZIP" und "Land". Die Software schien zufrieden, dass Formulierung--formatiert meine Etiketten ohne jede weiteren Anweisungen.

2 Speichern Sie und schließen Ihre Excel-Kalkulationstabelle.

3 Öffnen Sie Microsoft Word.

4 Klicken Sie in das Word-Menü "Extras" "Briefe und Sendungen", und klicken Sie auf "Seriendruck-Assistenten".

5 Im Seriendruck-Assistenten die Option "Beschriftungen" und dann am unteren Rand des Assistenten auf "weiter: Dokument wird gestartet".

6 Im Abschnitt "Auswählen" sollte "Dokumentlayout ändern" bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie es.

Klicken Sie im Abschnitt "Dokumentlayout ändern" den Link "Label-Optionen".

7 Die Label-Optionen-Dialogfeld Wählen Sie den Druckertyp, wählen Sie die Produktnummer des Labels Sie verwenden, und klicken Sie "OK".

8 Wenn der Seriendruck-Warnmeldung angezeigt wird, klicken Sie auf "OK".

9 An der Unterseite des Seriendruck-Assistenten, klicken Sie auf "weiter: Empfänger wählen".

10 Im Abschnitt "Empfänger wählen" sollte "Vorhandene Liste verwenden" bereits ausgewählt sein. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie es.

Klicken Sie im Abschnitt "Vorhandene Liste verwenden" auf "Durchsuchen".

11 Navigieren Sie in der im Dialogfeld Datenquelle auswählen auf die Excel-Tabelle, die die Adressen zu drucken hat, wählen ihn und klicken Sie auf "Öffnen".

12 Klicken Sie in das Dialogfeld Tabelle auswählen auf das Blatt, das Ihre Adressen hat, und klicken Sie "OK".

13 Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger die Kontrollkästchen Adressen, die Sie drucken möchten (oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Adressen, die Sie nicht drucken möchten) und klicken Sie auf "OK".

14 An der Unterseite des Seriendruck-Assistenten, klicken Sie auf "weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten".

15 Klicken Sie auf "Address Block".

16 Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen Ihre gewünschten Formatierungsoptionen aus, und klicken Sie auf "OK".

17 Klicken Sie im Seriendruck-Assistenten auf "Alle Etiketten aktualisieren".

18 An der Unterseite des Assistenten, klicken Sie auf "weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten".

19 Wenn Sie die Schriftart oder Schriftgrad ändern möchten, markieren Sie den Text ändern und jetzt neu formatieren möchten.

20 Klicken Sie im Seriendruck-Assistenten auf "weiter: Seriendruck beenden".

21 Laden Sie Ihre Etikettenmaterial in Ihrem Drucker (oder machen Sie einen Test ausführen - nun, da Sie die Etiketten einrichten sind möglich, so viele Tests wie Sie vor dem Drucken benötigen).

22 Klicken Sie auf "Drucken".

23 Wenn der Seriendruck an Drucker-Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie "Alle" und klicken Sie "OK".

24 Geben Sie im Dialogfeld Drucken an, Ihre Einstellungen und Drucken Sie wie für jede Druckerei Aufgabe.

25 Wenn Sie fertig sind drucken, speichern Sie das Word-Doc vor Schließung. Nächsten Öffnen, auch wenn Sie die Excel-Tabelle bearbeitet haben öffnet das Doc auf dem neuesten Stand, mit allen Änderungen, die Sie in Excel vorgenommen haben.

Tipps & Warnungen

  • Auch wenn ich keine schnelle Schreibkraft, nahm Eingabe von Adressen in Excel und herauszufinden, wie Sie Seriendruck keine weniger Zeit als Adressierung Umschläge per hand.
  • Wenn Sie das Word-Dokument speichern, dem Sie drucken Etiketten aus, verweist Seriendruck magisch in der Excel-Kalkulationstabelle. Pflegen Ihre Adressliste in Excel, und jedes Mal, wenn Sie das Word-Dokument öffnen, werden die Änderungen angezeigt. Einfach sagen Sie "Ja" Wenn Sie das Dialogfeld fragt, ob es okay ist, den SQL-Befehl ausführen.
  • Unterm Strich: Sie müssen nur Ihre Liste an einem Ort zu verwalten. Das ist Grund zum Feiern!
  • Speichern Sie und schließen Sie die Excel-Tabelle vor dem Seriendruck ausführen oder Öffnen des Word-Dokuments.

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