Wie Sie Outlook verwenden, um Konferenzräume planen
In einem belebten Büro mit mehreren Konferenzräumen kann es schwierig zu verfolgen welche Konferenz Zimmer sind bei was mal im Einsatz sein. Der Kalender in Microsoft Outlook kann verwendet werden, um Ihre Besprechungen, Termine und Veranstaltungen zu planen und auch einsetzbar für Büro-weite, wie der Zeitplan für Konferenzräume. Sie können konfigurieren, dass ein Kalender um alle Konferenzräume, zu planen, damit Mitarbeiter leicht Konferenz Zimmerverfügbarkeit für jede Zeit und Datum sehen können.
Anweisungen
1 Öffnen Sie Microsoft Outlook. Favoriten-Bedienfeld "Kalender" anklicken. Maustaste auf "Kalender", und wählen Sie "Neuen Kalender". Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender, z. B. "Conference Room Schedule."
2 Klicken Sie auf "Zeitplan" in die Ribbon-Oberfläche. Maustaste in den Kalender und wählen Sie "Neuen Termin."
3 Klicken Sie auf "Kategorisieren" in der Multifunktionsleiste und wählen Sie "Alle Kategorien". Markieren Sie eine Farbkategorie zu, und klicken Sie auf "Umbenennen". Geben Sie einen Namen für die Kategorie wie "Konferenzraum 1" oder "Lobby Conference Room." Benennen Sie zusätzliche Farbkategorien, eine für jeden Konferenzraum. Klicken Sie auf "OK".
4 Geben Sie einen Tagung oder Veranstaltung Titel in das Feld Betreff-Text. Geben Sie den Konferenz-Raum-Name oder die Nummer in das Textfeld Speicherort. Geben Sie den Tag und die Startzeit für den Einsatz des Konferenzraums und die Zeit zu Ende-Verwendung. Wenn Sie ein Konferenzraum für mehrere Tage benötigen, können Sie auch das Enddatum ändern.
5 Geben Sie die Details der Besprechung im Konferenzraum im Hauptfenster geplant. Sie können eine Beschreibung der Sitzung und eine Liste der Teilnehmer umfassen.
6 Klicken Sie auf "Kategorie" in der Multifunktionsleiste, und klicken Sie den Konferenzraum, wo das Treffen stattfinden wird. Diese Farbcodes unterscheidet die Besprechung im Kalender und einfach zwischen mehreren Konferenzräumen im Einsatz zur gleichen Zeit.
7 Klicken Sie auf "Speichern und schließen" Veranstaltung der Konferenz-Raum schließen und zurückkehren zu dem Kalender.