So richten Sie eine durchsuchbare PDF-Datenbank

April 11

So richten Sie eine durchsuchbare PDF-Datenbank

Eine Portable Document Format (PDF) Datei wird häufig zur jede Formatierung eines Dokuments in ein anderes Programm, z. B. ein Word-Dokument, Tabellenkalkulation oder komplexe Design-Datei erstellt. PDF-Dateien werden erstellt und mit Adobe Acrobat verwaltet. Um eine PDF-Datenbankdatei einzurichten, ist Ihre beste Wette, sie zuerst mit einem Programm Datenbank oder Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel zu erstellen. Dann können Sie die Datei in ein PDF umwandeln und fügen Adobe Acrobat-Suchleiste und Index-Funktionen erleichtert Benutzern das Durchsuchen der Datenbank.

Anweisungen

Konvertieren der Datenbank in PDF (Ref. 1, 2)

1 Öffnen Sie ein Tabellenkalkulations-Programm auf Ihrem Computer zu, und geben Sie alle Daten, die Sie in die Datenbank aufnehmen möchten. Wenn Sie ein Datenbankprogramm verwenden, werden Sie zum Eingeben der Daten wesentlich effizienter als wenn Sie eine PDF-Datei von vorne anfangen können. Speichern Sie die Datei, wenn sie abgeschlossen ist.

2 Speichern Sie die Datei als PDF-Dokument, wenn Sie ein Programm verwenden, die es erlaubt. Alle Microsoft Office-Programme bieten diese Möglichkeit, solange Sie bereits Adobe Acrobat auf Ihrem Computer installiert haben. Beispielsweise in Excel finden Sie die "Microsoft Office-Schaltfläche," einfach auf "Speichern unter" und wählen Sie "PDF oder XPS" Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf "Veröffentlichen". In anderen Programmen können Sie in PDF-Format Adobe PDF-Drucker drucken können. Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat.

3 Konvertieren Sie die Datei über Adobe Acrobat, wenn Schritt 2 nicht möglich ist. Öffnen Sie Acrobat zu, und klicken Sie auf "Datei, PDF, aus Datei erstellen". Wählen Sie die Tabellenkalkulationsdatei im Dialogfeld "Öffnen" und klicken Sie auf "Öffnen". Die Datei wird konvertiert und ein neues PDF-Dokument zu öffnen. Klicken Sie auf "Datei speichern unter" zum Speichern der Datei.

Hinzufügen von Suchfunktionen (Ref. 3, 4)

4 Zugriff auf den "Suchen"-Werkzeugleiste in Adobe Acrobat. Es wird standardmäßig geöffnet, aber immer finden Sie es wieder wählen Sie "Bearbeiten, suchen." Damit können sie um jedes Wort im Dokument zu suchen.

5 Verwenden Sie das Fenster "Suchen", um eine komplexere Suche zu ermöglichen. Klicken Sie auf "Bearbeiten, Suche" anzuzeigen, oder klicken Sie auf den Pfeil neben dem "Suchen"-Werkzeugleiste und klicken Sie auf "Vollständige Suche in Acrobat öffnen." Diese Funktion steht auch für Anwender von Adobe Reader.

6 Erstellen Sie einen Index für die PDF-Datei, so dass Benutzer die Datenbank durchsuchen können. Klicken Sie einen Index "Advanced, Dokumentenverarbeitung, verwalten Embedded Index." Klicken Sie auf "Index einbetten." Folgen Sie den Anweisungen und klicken Sie auf "OK". Der Index wird mit der PDF-Datei aufgenommen werden, wenn Sie sie an Empfänger verteilen.