Gewusst wie: Verwenden Sie Microsoft Outlook, um Track-Projektkosten

November 4

Gewusst wie: Verwenden Sie Microsoft Outlook, um Track-Projektkosten

Wenn Sie mithilfe von Microsoft Outlook zu betrachten, werden Sie wahrscheinlich denken der Verwaltung Ihres e-Mail-Accounts oder spürt Ihre Termine und Besprechungen. Sie können nicht erkennen, dass Sie auch Outlook Journal-Funktion zum Verfolgen der Zeit verbringen Sie auf einen bestimmten Job nutzen können. Darüber hinaus können Sie Drag & drop Dateien wie Dokumente und Tabellen, in Journaleinträge, die den Zugang zu all den Job Kosten Informationen an einem Ort. Die Zeitschrift ist einfach zu bedienen, wenn man weiß, dass seine Verknüpfungen.

Anweisungen

1 Öffnen Sie das Journal. Klicken Sie auf das grüne "Journal"-Symbol unten im Navigationsbereich auf der linken Seite des Outlook-Fensters. Sie können auch die Tastenkombination "Strg + 8" drücken um das Journal zu öffnen.

2 Notieren Sie die Zeit verbringen Sie auf eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt. Öffnen Sie das Journal, und doppelklicken Sie auf den Eintrag, den Sie anhängen möchten. Klicken Sie auf "Timer starten", um Verfolgung der Zeit verbringen Sie zu beginnen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Pause Timer." Klicken Sie auf "Speichern & Schließen" um die Änderungen zu speichern.

3 Konfigurieren Sie das Journal, um automatisch die Zeit verfolgen, die Sie arbeiten an bestimmten Dateien ausgeben. Gehen Sie in Outlook 2003 oder 2007 zum Menü "Extras" und wählen Sie "Optionen". Klicken Sie auf "Journaloptionen" auf der Registerkarte "Einstellungen". Klicken Sie in Outlook 2010 auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie "Optionen". Klicken Sie auf "Notizen und Journal" und klicken Sie dann auf "Journaloptionen." Klicken Sie in allen Versionen, wählen Sie die Dateitypen Sie Journal überwachen möchten auf "OK" und starten Sie Outlook neu.

4 Rekord-Aktivitäten wie Telefonate und Besprechungen als Tagebuch-Einträge. Drücken Sie "Strg + Shift + J", ein neues Journalfenster zu öffnen. Wählen Sie die Art der Tätigkeit, in der Liste "Eintrag". Geben Sie Informationen wie den Namen der Person, mit wem Sie gesprochen haben und die Dauer der Aktivität. Klicken Sie auf "Speichern & Schließen" zur Erfassung des.

5 Fügen Sie Verknüpfungen zu Dateien oder Outlook-Elemente in Ihr Tagebuch. Navigieren Sie zu einem Dateispeicherort z. B. ein Word-Dokument im Ordner Eigene Dateien. Klicken Sie auf die Datei um es auszuwählen. Ziehen Sie es in Outlook, und legen Sie es auf das grüne Symbol "Journal". Ein neuer Eintrag öffnet mit dem Dateinamen, Link und andere Details hinzugefügt. Sie können Drag & drop von e-Mail-Nachrichten, Besprechungsanfragen und die meisten anderen Dateitypen als auch. Dadurch können Sie organisieren, alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Zuordnung, so dass Sie alle Ihre Projektkosten verfolgen können.

6 Leeren Sie das Journal, wenn den Auftrag abgeschlossen und Ihre Kosten berechnet. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie entfernen möchten und drücken "Löschen".