Entwerfen von Dokumenten-Control-System
Dokument-Steuerungen werden zum Nachverfolgen und Steuern Revisionen zu Dokumenten und finden in einer Vielzahl von Anwendungen einschließlich Software und Recht. Das Design eines Dokument-Kontrollsystems hängt vom Typ des Dokuments behandelt wird und die gewünschten Features. Auswahl eine Speicheroption und User Interface Type sind auch Teil des Entwurfsprozesses für eine Dokument-Steuerung.
Anweisungen
1 Bestimmen Sie den Typ der Dokumente, die Ihr System umschlagen wird. Dies ist ein wichtiger Teil Ihres Dokuments Kontrolle Systemdesign. Gehst du in das Textverarbeitungsdokumente, Computer-Quellcode-Dateien, HTML-Dateien oder eine andere Art von Datei übertragen werden? Denken Sie an die Art der Dokumente, die Sie benötigen, um zu steuern und ob Sie mehr als eine Art von Dokument behandeln musst. Ein juristisches Dokument-Kontrollsystem müssen beispielsweise Word-Dokumente, PDF-Dateien, Bilddateien, Excel-Tabellen und möglicherweise andere Dokumenttypen zu behandeln.
2 Planen Sie, wie Benutzer auf das Dokument-Verwaltungssystem zugreifen und welche Art von Benutzeroberfläche erforderlich ist. Einige Dokument-Steuerungssysteme bedienen als Standalone-Programme mit eigenen graphical User Interface, während andere erfolgt im Rahmen eines anderen Programms, z. B. ein Add-on zu Wort. Vielleicht möchten ein System haben, die über das Internet über eine Browserschnittstelle zugegriffen werden kann. Sobald Sie auf eine Art von Benutzeroberfläche entscheiden, können Sie die Details über das Interface-Design Layout. Die Benutzeroberfläche kann einen Anmeldebildschirm enthalten, sodass Ihr System welche Benutzer vorgenommenen Änderungen an einem Dokument identifizieren kann.
3 Wählen Sie ein Storage-System. Ihr Speichersystem fahren das Design der Software, die den tatsächlichen Speicher steuert und das Abrufen von Ihrer Dokumente. Ihr Speichersystem könnte so einfach wie eine lokale Festplatte oder so komplex wie eine Wolke-Speichersystem, das über das Internet zugegriffen wird. Sie müssen planen der Speicherkapazität basierend auf Ihrem Dokumenttyp und Anzahl der Dokumente gesteuert werden.
4 Entscheiden Sie über die Features, die Sie benötigen. Die meisten Dokument-Kontrollsysteme gehören grundlegende Funktionen wie Auschecken, Einchecken, neue Revision und vergleichen-Versionen erstellen. Erweiterte Steuerfunktionen können die Identifizierung einer Gruppe von Dokumenten, die zusammen als Gruppe (z.B. einen bestimmten Build-Version für Software),, Genehmigung für Check-in, mehrere Berechtigungsstufen, etc. erfordern gehen enthalten. Interne Funktionen müssen auch in Ihrem Design berücksichtigt werden. Beispielsweise wird Ihr Systemspeicher neue Revisionen als ganze Exemplare des Versandscheins überarbeiteten oder werden Sie nur die "Deltas" (oder Änderungen) zwischen den Versionen speichern und verwenden eine Baseline-Version mit den Deltas angewendet, um die aktuelle Version zu finden? Sobald Sie Ihre Benutzer-Schnittstelle und Steuerungsfunktionen entworfen haben, können Sie beginnen den Aufbau der Dokument-Steuerung.