Welche Frage zu stellen, wenn Sie ein Web-basiertes Dokumentenmanagement System auswählen
Mit dem Aufstieg des Internets mehr Zusammenschaltung zwischen Unternehmen und externen Mitarbeitern erstellen ist es möglich für Arbeitnehmer Zuordnungen von zu Hause oder auf minimal ausgestatteten Computern im Büro abschließen. Bei der Suche für ein System, um Ihre Dokumente online verwalten und die Produktivität zu steigern, ist es wichtig, die Risikofaktoren und die Unterschiede zwischen verfügbaren Dienste zu studieren.
Kompatibilität
Obwohl das Dokumentenmanagement webbasiert ist, kann sie verlangen, eine lokale Anwendung auf Ihrem Computer ausführen. Achten Sie darauf, dass die Anwendung mit Ihrem System kompatibel ist, da einige nur für Windows, Mac oder Linux aber nicht alle drei arbeiten. Auch sicherzustellen Sie, dass das online-System mit Ihrem Browser kompatibel ist. Einige Websites sind optimiert auf bestimmten Browsern und mit einem nicht unterstützten Browser kann in der online-Anwendung nicht ordnungsgemäß funktioniert.
Sicherheit
Vergleichen Sie die Sicherheitsstufe, die jeder Dienst bereitstellt. Einige Firmen bieten nur Passwort-Schutz für Ihr Konto, während andere ein sicheres Netzwerk hinzufügen. Einige Provider gehen einen Schritt weiter und verfolgen Ihre IP-Adresse und erfordern eine Reihe von Fragen zur Bestätigung Ihrer Identität vor der Anmeldung. Fragen Sie, welche Sicherheitsoptionen zur Verfügung stehen und wie sie Ihre spezifischen Bedürfnisse beeinflussen.
Lange Lebensdauer
Wenn Ihr Dokument-System für die Dateispeicherung vorgesehen ist, überprüfen Sie die Unternehmenspolitik für Situationen wie z.B. Server-Ausfälle und System-Verschluss. Bei einem Serverausfall ist ein Problem für die Host-Unternehmen, aber es verhindert auch, dass Sie den Zugriff auf den Dienst, den, dem Sie bezahlen. Würden die Firma zu schließen, müssten Sie eine Nachfrist den Zugriff auf Dateien oder ein zweites System, das, dem Sie übertragen werden könnte? Eine plötzliche Schließung ohne diese Eigenschaften kann Sie ohne Ihre Dateien lassen.
Größe und Geschwindigkeit
Je nach dem Typ der Dateien, die Sie verwenden und die Anzahl der Benutzer, die Zugriff auf das Dokument-System, ist die Menge an Speicherplatz auf dem Server und die Geschwindigkeit, mit der Sie die Dateien zugreifen können. Herauszufinden Sie, ob der Raum, den Sie nutzen können für Ihren Gebrauch ausreichend ist. Einige Dienste sind unbegrenzt, während einige verschiedene Ebenen des Dienstes zu unterschiedlichen Preisen haben. Auch sicherstellen Sie, dass die Geschwindigkeit ist schnell genug, damit Sie effizient arbeiten, mit zusätzlichen Geschwindigkeit und Bandbreite für mehrere Benutzer.
Barrierefreiheit
Wenn mehrere Personen das System gleichzeitig verwenden möchten, finden Sie heraus, ob das System in einer Zeit von mehr als einem Computer zugänglich ist. Einige Systeme Unterstützung Speichern von Daten aus mehreren Benutzern sowie die Verfolgung ändert. Dies ermöglicht mehreren Benutzern ein Dokuments ohne zu speichern über die Arbeit des anderen und auf manchen Systemen die Möglichkeit, mehrere Versionen automatisch speichern bearbeiten erleichtert das Zurücksetzen auf eine vorherige Version des Dokuments, wenn die Änderungen nicht das gewünschte Ergebnis haben.