Wie organisieren Sie Ihre E-Mails um Zeit zu sparen

January 9

Es ist einfach zu verlieren etwas von Ihrer wertvollen Zeit ständig e-Mails checken. Versenden von e-Mails kann auch mehr aus Ihrer Zeit als notwendig dauern. Es gibt einige Organisation und Zeit-Management-Tipps und Verknüpfungen, die Sie tun können, um Ihre Zeit zu sparen beim Arbeiten mit e-Mail.

Anweisungen

1 Denken Sie daran, dass Sie keinen haben, jede e-Mail zu lesen, sobald es darum, in geht. Für die meisten Menschen die geschäftlichen e-Mails überprüfen drei Mal während des Tages durchgeführt werden: Wenn am Anfang der Schicht, vor oder nach dem Mittagessen und vor dem Verlassen der Arbeit für den Tag kommen. Die alte Zeit war Regel für die Beantwortung von Anfragen innerhalb von 24 Stunden ist jedoch mit der technologischen Fortschritte heute Ende des Arbeitstages oder jeder Arbeitsschicht eine bessere Vorgehensweise.

2 Lassen Sie nicht Ihren Posteingang zu voll erhalten oder es ausräumen nehmen Sie zu viel Zeit in der Zukunft. Wie halten Sie den Posteingang? Wenn die e-Mail eine Antwort erfordert, halten Sie nicht Menschen, die zu lange warten auf eine Antwort. Wenn es nicht erforderlich ist, eine Antwort entscheiden, ob Sie müssen halten die e-Mail oder Müll es sofort. Reinigen Sie Ihren Posteingang, regelmäßig am Ende eines jeden Tages. Haben Sie keine automatische Zeitrahmen-Set-up für Ihren Papierkorb leeren, sollten Sie am Ende eines jeden Tages auch leer aus.

3 Wenn Sie sich Massen-e-Mail-e-Mails zu einer bestimmten Gruppe oder ein Team von Menschen oft, dann zusammen ihre e-Mail-Adressen in einer Gruppen-ID, Ausfüllen des Feldes "Bis" ausgehende Nachrichten schneller und einfacher zu machen.

4 Machen Sie Ordner zum Ablegen von e-Mails, die Sie behalten, für die Zukunft möchten. Nachdem der Ordner erstellt für jedes Projekt oder Team, an denen Sie mitwirken erleichtert das schnell wichtige Mitteilungen abrufen und weiterleiten, falls erforderlich. Es ist auch einfach zu schnell die e-Mails zu entfernen, wenn das Projekt abgeschlossen ist oder das Team aufgelöst wird durch einfaches Löschen des Ordners. Einige e-Mail-Programme können auch Sie haben e-Mails von bestimmten Menschen direkt in den Ordner gehen, so dass Sie nur für Elemente in diesem Ordner zu Zeiten, die Sie selbst bestimmen überprüfen können, um auf ein bestimmtes Projekt zu arbeiten.

5 Nicht nur können Sie Ordner einrichten, aber die meisten e-mail-Tools können Sie Ihre e-Mail in einem speziellen Ordnern basierend auf den Betreff oder Absender filtern. Zum Beispiel, wenn Sie feststellen, dass man viele e-Mails mit den Worten "Pille" oder "Apotheke" im Titel, und Sie müssen mit Versandhandel Medikamente nichts zu tun, Sie können die e-Mails direkt in einen bestimmten Ordner wie Papierkorb oder Spam filtern. Erfahren Sie, wenn Ihre e-Mail-Tool in einem Spam oder Junk-Ordner automatisch e-Mails filtert, nicht davor zurückschrecken, die e-Mails im Papierkorb/Papierkorb von Empting den Ordner werfen, ohne seinen Inhalt zuerst überprüfen.

6 Wenn Sie keine Antwort auf eine e-Mail auf dachte am Tag, die, den es gelesen hat, weil es intensive erfordert, dass Sie derzeit keinen Zeit zu geben, verwenden Sie das Feature Erinnerung oder Hülle auf e-Mails mit Fristen, so dass Sie nicht vergessen zu antworten. Wenn die e-Mail kein Fälligkeitsdatum angegeben wird, Fragen sie danach oder proaktiv höflich und lassen Sie den Absender kennen, wenn sie mit einer gut überlegte Antwort rechnen können. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion nicht in Ihrem e-Mail-Tool haben, legte es auf Ihre Liste oder Kalender mit einem Hinweis des Fälligkeitsdatums, Datum der ursprünglichen e-Mail-Anfrage und dem Namen des Absenders.

7 Im Auge behalten, schließlich richtige e-Mail Etikette kann ein wenig mehr Zeit nehmen für Sie im voraus beim Verfassen von e-Mails, aber es kann sparen Sie Zeit und Verwirrung später verwenden. So, bei Geschäfts-eMail senden, stellen Sie sicher Sie professioneller e-Mail-Etikette-Regeln folgen.

Tipps & Warnungen

  • Menschen in einem Kunden-Service oder Support-Job müssen möglicherweise überprüfen Sie e-Mail Stunden-, wie zu Beginn jeder Stunde, anstatt jede Minute oder nur 3 Mal am Tag.