Wie Sie SharePoint-Metadaten in Word-Dokumenten verwenden
Mit der richtigen Planung kann SharePoint Metadaten ein mächtiges Werkzeug zum organisieren, speichern und Abrufen von Inhalten sein. Standardmäßig weist SharePoint Objekten bestimmte Metadaten-Eigenschaften. Fügen Sie zusätzliche Metadaten-Eigenschaften, um sinnvolle und überschaubare SharePoint-Inhalte zu erleichtern, Erstellen von benutzerdefinierten Spalten. Der Prozess der Auffüllen eines Word-Dokuments mit Metadatenattribute ähnelt der Erstellen eines Seriendruck-Dokuments einen benutzerdefinierten Inhaltstyp in SharePoint als die Vorlage und Schnellbausteine in Microsoft Word zu verwenden, um die Felder hinzuzufügen.
Anweisungen
1 Erstellen Sie eine neue Dokumentbibliothek in SharePoint, indem Sie im Menü Websiteaktionen auf "Erstellen". Wählen Sie "Dokumentbibliothek" "unter"Bibliotheken"Überschrift. Geben Sie einen beschreibenden Namen für die Bibliothek im Feld "Name" und klicken Sie auf "Erstellen". Dadurch gelangen Sie auf die neue Seite der Dokument-Bibliothek. Wählen Sie "Dokument-Bibliothek-Einstellungen" aus dem Menü "Einstellungen". Klicken Sie "Create" benutzerdefinierte Metadaten-Eigenschaften zu Ihrer Dokumentbibliothek hinzuzufügen (wiederholen Sie diesen Schritt für weitere Spalten).
2 Zurück zur Seite Dokument-Bibliothek, und wählen Sie im Menü "Neu" die Option "Neues Dokument". Wenn das Dokument in Microsoft Word öffnet, wählen Sie "Speichern unter" aus dem Menü Datei, speichern Sie das Dokument wieder in die Dokument-Bibliothek. Sicherstellen Sie, dass im Ziel speichern in SharePoint-Dokumentbibliothek. Navigieren Sie zum Menü Einfügen, und klicken Sie auf die Multifunktionsleiste Schnellbausteine. Verwenden Sie die "Document-Eigenschaft"-Liste, um die entsprechenden benutzerdefinierten Spalten auszuwählen, die Sie für Ihre Dokumentbibliothek erstellt. Speichern Sie das Dokument lokal auf Ihrem Computer, sobald Sie fertig sind alle benötigten Spalten als Metadaten-Eigenschaften zum Dokument hinzufügen.
3 Öffnen Sie das Menü Websiteaktionen, und klicken Sie auf "Site Settings" in SharePoint. Wählen Sie "Websiteinhaltstypen" im Abschnitt "Galerien". Klicken Sie auf "Erstellen", um die neuen Websiteinhaltstyp-Seite zugreifen. Geben Sie einen beschreibenden Namen für den neuen Inhaltstyp in das Feld "Name". Wählen Sie den übergeordneten Inhaltstyp, der der neue Inhaltstyp unter zugeordnet wird der "übergeordneten Inhaltstyp:" Überschrift. Geben Sie an, ob Sie möchten, erstellen Sie den neuen Inhaltstyp unter einer vorhandenen oder neuen Gruppe unter dem Abschnitt "Gruppe" und klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu bestätigen.
4 Schließen Sie das neue Dokument an den Inhaltstyp durch Auswahl von "Advanced Settings" auf der Seite Websiteinhaltstyp. Wählen Sie die Option "neue Dokumentvorlage hochladen" im Abschnitt "Dokumentvorlage" und verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, navigieren zu dem neuen Dokument auf Ihrem Computer, und klicken Sie auf OK.
5 Zurück zur Bibliothek und wählen Sie "Dokumentbibliothekseinstellungen" aus dem Einstellungen-Drop down-Menü. Wählen Sie "Erweiterte Einstellungen" unter der Überschrift "Allgemeine Einstellungen". Aktivieren Sie Verwaltung von Inhaltstypen unter Abschnitt "Inhaltstypen" zu, und klicken Sie auf OK, um die Seite anpassen zurückzukehren. Klicken Sie "Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen" unter der Überschrift "Inhaltstypen". Verwenden Sie die Drop down under "wählen Sie Websiteinhaltstypen aus:" die Gruppe zu finden, die Ihrem Inhaltstyp enthält. Wählen Sie den neuen Inhaltstyp, der Sie erstellt unter "Verfügbare Websiteinhaltstypen," klicken Sie auf "Hinzufügen" und klicken Sie auf OK, um die Seite anpassen zurückzukehren.
6 Zurück zur Bibliothek und erstellen ein neues Dokument mit den neuen Inhaltstyp, indem Sie das Menü "Neu" den Inhaltstyp auswählen.