Gewusst wie: Erstellen ein papierloses Home-Office

January 27

Erstellen ein papierloses Büro zu Hause hilft Ihnen einen überladen Arbeitsbereich in einem angenehmen zu verwandeln. Ohne Haftnotizen auf Ihrem Monitor und Stapel von Papier, durch jeden Tag sortieren Leben finden Sie sich mehr tatsächliche Arbeit statt suchen. Während einige Originaldokumente muss in Papierform gespeichert, können die meisten Dokumente und Notizen einfach und sicher digitalisiert werden.

Anweisungen

Das Papier zu organisieren

1 Entfernen Sie alle Notizblöcke, kleine Stücke von Papier, Karteikarte und alle anderen Papier aus Ihrer unmittelbaren Reichweite. Verschenken sie an andere Personen oder an die Kinder. Oder verwenden Sie sie in anderen Räumen des Hauses, wo Sie sie brauchen können. Durch Entfernen des Papiers aus Ihrer unmittelbaren erreichen, werden Sie helfen, die Gewohnheit zu viele Noten schreiben und Erstellen von Papierberge zu brechen. Wenn Sie aufhören, unter Berufung auf Papier, verringert sich Ihre Bürokosten, helfen Sie der Umwelt und Ihrem Schreibtisch wird sofort ordentlicheres aussehen.

2 Sammeln sie alle zusammen, um die vorhandenen Papiere zu organisieren. Häufen Sie sich alle Papiere, die derzeit auf Ihrem Desktop, einschließlich die Kurznotizen, die Ihr Telefon Computer Monitor und Home Büro zieren. Über den Haufen zu sortieren Sie und ordnen Sie jedes Stück Papier in einen entsprechenden Haufen. Beispielsweise Adressen und Telefon Nummern, Namen, Website-Adressen und Passwörter und Pin-Codes können jetzt alle in einem Haufen.

3 Machen Sie einem anderen Stapel veraltete Papiere, die Sie nicht benötigen. Diese können recycelt oder geschreddert und anschließend recycelt. Einige Papiere brauchen Sie wahrscheinlich nicht zu halten sind Lebensmittelgeschäft Quittungen, alte Gewährleistungen, Bedienungsanleitungen für Produkte, die Sie nicht mehr selbst, die Kfz-Versicherung, das ist nicht Ihre aktuelle Politik, Quittungen für Käufe, die nicht mehr zurückgegeben werden können und sind nicht Bürokosten. Alte Rechnungen können auch recycelt werden.

4 Machen einen Scan-Stapel für Papiere, die Sie nicht brauchen gerade jetzt, aber halten müssen. Dabei kann es sich um Dokumente, denen möglicherweise Sie auf die Zukunft beziehen müssen, aber Sie brauchen nicht die originale. Beispielsweise alle diese Dokumente eingescannt werden können und speichern auf Ihrem Computer: bank-Anweisungen, Investitionen Dokumente, Steuererklärungen (IRS akzeptiert jetzt online-Dokumente) und Quittungen. Belege können eingescannt und organisiert in digitale Dateien, freiwerdenden viel Bürofläche werden.

5 Speichern Sie originale, wichtige Dokumente in einem kleinen Schloss oder Tresor. Speichern Sie die Dokumente und original Papiere, die nicht leicht ersetzt werden können. Gehören Sie, Geburtsurkunden, Auto-Titel, notariell beglaubigte Dokumente, Testamente, Scheidungspapiere oder andere verbindliche, rechtliche Dokumente. Diese wichtige Dokumente werden alle jetzt sicher, out of Sight und ordentlich an einer Stelle gespeichert.

6 Machen Sie für Ideen, arbeiten-In-Progress und Listen zu tun einen Haufen Priorität. Separate von Hause Zeitungen aus Papier arbeiten, wenn das gilt.

Digitalspeicher-Optionen

7 Bestimmen Sie, ob Sie Ihren Computer, einen Web-basierten Speicher-Service, CDs oder ein backup-Festplatte verwenden, um Ihre digitalen Dokumente speichern möchten. Dies hängt wie viele Dokumente erforderlich, zu speichern, wie sicher sie sein müssen und wer sonst noch in Ihrem Heimbüro benötigen, um auf die Dokumente zugreifen.

8 Wichtige Dokumente mit Ihrem Computer-Scanner scannen. In organisierten Computer Ordner auf Ihrem Computer speichern. Verwenden Sie eine Backup-Festplatte, wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen. Sollten Sie bei gemeinsam genutzten Dokumenten oder Web-basierte Dokumente eine kostenlose oder kostengünstige Dokument Speicher-Website.

9 Erstellen Sie eine Prioritätenliste für Ihr Heimbüro. Die Prioritätenliste umfassen die Angebote, arbeiten-In-Progress, Aufgabenliste und andere wichtige Hinweise, die Sie sehen wollen gerade jetzt. Die Prioritätenliste kann mit einer klebrigen Pad-Anwendung auf Ihrem Computer, einem Computer-Notizblock oder sogar ein Textverarbeitungsprogramm erstellt werden. Geben Sie alle Informationen aus Ihren Notizen und Listen in dieses Dokument zu tun. Diese Liste sollte auf Ihrem Desktop zu leben und sollte immer geöffnet sein. Wenn Sie eine neue Idee oder ein Element der Liste hinzugefügt haben, reichen Sie nicht für die Kurznotizen. In der Liste geben Sie ein und speichern Sie es oft.

10 Minimieren Sie wie viel und wie oft Sie Dokumente drucken. Per e-Mail an dich oder andere Dokumente, wenn Sie ein Dokument auf Ihrem Computer freigeben müssen. Verwenden Sie ein kostenloses online-Erinnerungsservice, um wichtige Informationen oder sogar eine Einkaufsliste verfolgen.

11 Reduzieren Sie Aussagen von Kunden und eigene Rechnungsstellung durch einen digitalen Methoden soweit wie möglich. Alle home-Office-Stromrechnungen in online-Kontoauszüge ändern und abbestellen in Papierform anfordern. Dies hilft Ihnen Ihr papierlose Büro zu Hause zu pflegen.

Tipps & Warnungen

  • Erstellen ein papierloses Büro zu Hause, wird einige Zeit dauern.
  • Werden Sie Klagen, Scan oder Datei irgendwelche Papiere sofort.
  • Flache, saubere Räume frei von Papier zu verlassen.
  • Holen Sie sich einen kleineren Schreibtisch weniger Papier Stapeln zu fördern.
  • Öffnen Sie die Mail über den Papierkorb sofort wegzuwerfen Umschläge und marketing-Materialien.
  • Fallen Sie nicht wieder in alte Gewohnheiten von Ihrem Heimbüro mit zusätzlichen Papier verstopfen.