Einrichten einer Rechnung mit Excel

January 6

Gestaltung der Rechnung

Einrichten einer Rechnung mit Excel

Bevor Sie eine Rechnung in Excel einrichten, ist es zunächst notwendig, Erstellen einer Zeichnung-- oder zumindest eine ungefähre Vorstellung--was die fertige Rechnung aussehen sollte zu entwickeln. Rechnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich und sogar B2B, aber gemeinsame Felder gehören Firmenlogo, Firma Kontaktinformationen (Adresse, Telefonnummer, Webseite und Email-Adresse), Kundenname und Kontakt Informationen, mehrere Textzeilen Produkt- oder Beschreibungen und Preise, ein Teilergebnis Feld, ein Feld steuern (bzw. -Gebühren), eine Gesamtmenge due-Feld und ein fein-Print-Bereich wo Informationen über Garantien , Haftung Freistellungen und andere Nebenkosten gefunden werden können. Das angefügte Beispiel, mit freundlicher Genehmigung von Unternehmensberatung Unternehmen die neue Verwaltungsgruppe zeigt eine typische Anordnung dieser Felder.

Jede Textzeile zu trennen

Im Bereich der Rechnung wo Produkte und Dienstleistungen, ihre Mengen, Preise und Kosten detailliert sind, ist es eine gute Idee, jede zweite Zeile schattieren, so dass Benutzer die Rechnung leichter lesen können. Um die Zeile zu schattieren, markieren Sie zunächst die Zellen, die durch die Zelle ganz links anklicken, die Maustaste gedrückt und ziehen auf die Zelle ganz rechts schattiert werden. Wenn die Zeile ausgewählt ist, klicken Sie auf die "Füllung"-Symbol in der Symbolleiste (oder klicken Sie auf "Format" "Zellen", dann "Muster") und wählen Sie eine Farbe hellgrau. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede zweite Zeile, in der Informationen als Bestandteil der Rechnung.

Hinzufügen eines Gesamtergebnisses pro Stück

Benennen Sie für jedes Produkt oder eine Dienstleistung eine Spalte an, die Menge der Artikel gekauft und beschriften diese Spalte in der obersten Zeile des Abschnitts Informationen; in der Beispiel-Rechnung oben wurde Spalte "D" wurde für diesen Zweck verwendet und des Titels in Zelle "D11." Als Nächstes benennen eine Spalte wo der Preis für die Ware oder Dienstleistung wird aufgeführt, und platzieren Sie einen entsprechenden Titel am oberen Rand der Spalte (im Beispiel sind diese Informationen in der Spalte "E" enthalten und der Titel befindet sich in Zelle "E11"). Schließlich bestimmen die letzte Spalte als "Total" und beschriften Sie sie entsprechend (das Beispiel zeigt die Summe in Spalte "F" mit dem Titel in Zelle "F11"). Automatisieren Sie die Berechnung des Titels mithilfe der Excel-Formel um mehrere Preis pro Stück durch die Menge. Verwenden die Beispiel-Rechnung zur Verfügung gestellt, würde die Zelle "F12" enthalten die Formel "= D12 * E12" um den Gesamtpreis der einzelnen Elemente anzuzeigen. Diese Automatisierung ist nützlich, wenn ein Kunde mehrere Elemente oder Dienste zum gleichen Preis erwirbt; Beispielsweise würde ein Kunde, zehn Dosen Katzenfutter bei $1,00 kauft "$1,00" sehen, in der Spalte "Price", "10" in der Spalte "Menge" und die Summe der "$10,00" würde automatisch berechnet, indem die Excel-Formel in der Spalte "Gesamt". Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Zeile im Detailabschnitt.

Fügen Sie einen Teilergebnissen Abschnitt

Benennen Sie an der Unterseite des Detailbereichs Produkt oder eine Dienstleistung eine Zelle--in der Regel die linke Zelle im unteren Bereich des Abschnitts--der Kunde Teilergebnis angezeigt (das Teilergebnis ist der Gesamtkaufpreis, bevor alle Steuern, Gebühren oder Rabatte angewendet werden). Damit Excel automatisch das Teilergebnis zu berechnen, geben Sie "= Summe ("in die Teilergebnis Zelle dann klicken und ziehen Sie die Maus, um alle "Gesamt" Zellen, die in "Hinzufügen ein Total pro Itam" oben erstellten hervorzuheben. Alle "Gesamte" Zellen markiert worden ist, drücken Sie "Enter" und die Zwischensumme wird angezeigt (das Teilergebnis aktualisiert automatisch Elemente eingegeben wurden, in der Zukunft).

Fügen Sie einen Abschnitt Steuern

In den Zellen unterhalb der "Teilergebnis" hinzufügen (und gegebenenfalls, Etikett) eine Zelle, wo die Steuern berechnet werden soll. Um lokale Steuern zu berechnen, der erste Kontakt der lokalen Zöllner Ermittlung der lokalen Umsatzsteuersatz (für dieses Beispiel den Steuerbetrag von 7,5 % verwendet wird). Geben Sie in der Zelle "Steuern" der Excel-Kalkulationstabelle die Excel-Formel um die "Teilergebnis" durch die decimal-Entsprechung des Steuersatzes zu multiplizieren. In diesem Beispiel angenommen, der Umsatzsteuersatz beträgt 7,5 % und das "Teilergebnis" in Zelle F27, gespeichert ist die Formel in der Zelle "Steuern" würde wie "F27*.075 =" angegeben werden, wenn es zum ersten Mal eingegeben werden, diese Formel wird mit allen Änderungen automatisch aktualisiert, wenn die Kalkulationstabelle verwendet wird.

Fügen Sie einen gesamten Abschnitt

Um den fälligen Gesamtbetrag anzuzeigen, ist es notwendig, die Steuern und die Zwischensumme berechnet in den oben genannten Schritten hinzu. Identifizieren eine Zelle, wo die Summe erscheint (im angehängten Beispiel wird die Summe in Zelle "F28" angezeigt). Geben Sie in diese Zelle "SUM" Excel-Formel um das Teilergebnis und Steuern addieren. Wenn, wie das Beispiel oben zeigt, wird das Teilergebnis in Zelle "F26" und der Steuerbetrag ist gespeichert in Zelle "F27," die Formel zur Berechnung der fälligen Gesamtbetrag wie folgt lauten würde ="SUM(F26+F27)" wie "Total" mit den "Teilergebnis" und "Steuern" Zellen automatisch aktualisiert werden, nachdem es ursprünglich erstellt wurde.

Fügen Sie Notizen und andere Informationen als notwendig

Verwenden Sie mit finanziellen Informationen hinzugefügt den verbleibenden Platz auf der Rechnung anzuzeigenden Informationen wie Rücknahmebedingungen, Kontaktinformationen, Gutscheine, Kunde Loyalität Nachrichten oder andere Informationen, die möglicherweise an den Kunden übermittelt werden muss. Mit diesen Informationen hinzugefügt und die Rechnung ordnungsgemäß formatiert und gespeichert ist die Excel-Rechnung abgeschlossen.