Eine E-Mail mit Informationen aus einem Access-Formular erstellen

September 11

Ziehen Daten aus einer Access-Datenbank in einer e-Mail-Nachricht einfügen, ist ein zweistufiger Prozess. Zuerst müssen Sie die Informationen aus der Datenbank auswählen und in einem übertragbaren per e-Mail Format ausgeben. Dann die Daten automatisch fügt an eine e-Mail-Nachricht zusammen mit anderen gewünschten Inhalten und gesendet werden. Mehrere Formate einschließlich einer Tabellenkalkulation, Text oder PDF-Version vorhanden, mit dem PDF-Typ wird die meisten utilitaristische, solange der Benutzer nicht braucht, um die empfangenen Daten zu bearbeiten.

Anweisungen

1 Öffnen Sie die Access-Datenbank mit Informationen, aus denen Sie eine e-Mail-Nachricht erstellen möchten. Beispielsweise wenn Sie mit einer Mitgliedschaftsdatenbank arbeiten, und Sie eine e-Mail mit einer Mitgliedschaft Erneuerung Erinnerung schicken müssen, sollten Sie Daten wie die Erneuerungsdatum und Betrag zusammen mit einigen häufig verwendeten Text anfügen.

2 Markieren Sie die Daten (im Datenbankfenster, das in der Tabelle mit Ihren gewünschten Daten anzeigt) beizufügen, mit dem Cursor, die "Shift" gedrückt um mehrere Elemente auszuwählen.

3 Klicken Sie auf "Datei" und "Email" aus dem oberen Menü. Wählen Sie ein Ausgabeformat aus "Senden als" Objektfenster, das geöffnet wird. Optionen gehören das ältere Excel-Format (.xls), Excel 2007 (.xlsx) zu formatieren, ein Excel-Binärarbeitsmappe (.xlsb), HTML, PDF, Rich Text Format (.rtf), Textdateien (*.txt) oder eine XPS-Wahl. Sie haben die Wahl zwischen der Ausgabe von "All" oder "Selection". Da Sie eine Auswahl getroffen haben, lassen Sie die Taste, die bereits eingecheckt ist, wie es ist. Andernfalls klicken Sie auf "Alle", um das gesamte Inhaltsverzeichnis zu senden. Klicken Sie auf "OK".

4 Geben Sie e-Mail-Adresse des Empfängers oder kopieren und fügen Sie ihn aus der Access-Datenbank in der "an:" Feld in der e-Mail-Software, die geöffnet wird. Das Anlagefeld enthält eine Datei mit den ausgewählten Informationen. Der Text der e-Mail fügen Sie zusätzliche Kommentare hinzu und klicken Sie auf "Senden".

Tipps & Warnungen

  • Wenn Sie HTML als Ausgabeformat auswählen, müssen Sie eine HTML-Vorlage wählen.
  • Je nach Sicherheitseinstellungen des e-Mail-Empfängers können sie nicht ausführbare Dateien wie die Endung ".exe." zu akzeptieren sein Mit dem PDF-Format ist ein sicherer Weg, um diesen Vorgang auszuführen. Jedoch, erhalten Sie möglicherweise eine Warnung, dass eine oder mehrere Spalten zu breit für das Format sind in diesem Fall müssen Sie mit der Datenbank zu basteln.